Essa é uma dor bem conhecida de quem atende transportadoras vinculadas a cooperativas, e no caso da COOTRAVALE isso fica ainda mais sensível porque os relatórios não funcionam como um extrato bancário tradicional. Eles não trazem saldo inicial, saldo final ou posição financeira consolidada, o que gera a impressão de que “nada fecha” quando se tenta conciliar com o valor disponível no banco para antecipação.
O ponto principal é entender que os relatórios da cooperativa não refletem caixa, e sim movimentações operacionais e financeiras em regime de compensação. Ali aparecem fretes faturados, adiantamentos, taxas administrativas, seguros, descontos diversos, pedágios, abastecimentos, contribuições e retenções, mas tudo isso é lançado de forma fragmentada e, muitas vezes, em datas diferentes do efetivo crédito ou débito bancário. Por isso, tentar conciliar esses relatórios como se fossem um extrato de conta corrente normalmente leva a divergências.
O valor que aparece no banco como disponível para antecipar também não é o “saldo contábil” das operações. Ele já considera travas, valores ainda não liquidados, fretes em período de carência, compensações internas e descontos futuros. Ou seja, ele é um valor financeiro projetado pela cooperativa, não a soma direta dos lançamentos que aparecem nos relatórios operacionais.
Na prática, a conciliação mais segura não parte do saldo, mas do movimento. O que costuma funcionar é usar o relatório mais detalhado de movimentações por viagem ou por CT-e, somando apenas os créditos efetivos de frete e confrontando com os comprovantes de pagamento recebidos da cooperativa no banco. A partir daí, os descontos devem ser conferidos separadamente, com base nos relatórios específicos de taxas, adiantamentos e serviços, e não misturados com o valor bruto do frete.
Outra coisa importante é respeitar o período de competência que a cooperativa utiliza, porque muitas divergências surgem quando o frete é lançado em um mês e o desconto ou a liquidação acontece em outro. Se a conciliação for feita por competência, e não por data de crédito bancário, o cenário começa a fazer mais sentido.
Até onde tenho visto, ninguém consegue chegar em um “saldo fechado” usando apenas os relatórios padrão da COOTRAVALE. O caminho mais confiável é tratar os relatórios como memória de cálculo das operações e usar o extrato bancário como base financeira, conciliando frete por frete e desconto por desconto. Dá mais trabalho, mas é a única forma de conferir com segurança e evitar inconsistências contábeis ou fiscais.
