Por depreciação podemos entender como sendo o custo ou a despesa decorrentes do desgaste ou da obsolescência dos ativos imobilizados (máquinas, veículos, móveis, imóveis e instalações) da empresa.
Ao longo do tempo, com a obsolescência natural ou desgaste com uso na produção, os ativos vão perdendo valor, essa perda de valor é apropriada pela contabilidade periodicamente até que esse ativo tenha valor reduzido a zero.
A depreciação do ativo imobilizado diretamente empregado na produção, será alocada como custo, por sua vez, os ativos que não forem usados diretamente na produção, terão suas depreciações contabilizadas como despesa.
Em termos contábeis, o cálculo da depreciação deverá obedecer aos critérios determinados pelo governo, através da Secretaria da Receita Federal, art. 305 do RIR/99, que estipula o prazo de 10 anos para depreciarmos as máquinas, 5 anos para veículos, 10 anos para móveis e 25 anos para os imóveis. A depreciação não é obrigatória para as entidades, mas aquelas que auferem lucros, farão uso como redutor "artificial" dos seus resultados a oferecer à tributação. As entidades sem fins lucrativos não têm razão para usar essa técnica.
Como se vê, a depreciação é uma técnica contábil que independe da influência administrativa, visa a atender às exigências do Fisco quanto à dedução do Imposto sobre a Renda das empresas em percentuais fixados. A razão dessa depreciação é a de promover a capitalização das empresas para quando o objeto que está sendo usado ser substituído no seu descarte, fazendo a entidade "poupar" recursos que seriam distribuídos aos sócios ou acionistas, afinal, o lucro contábil da entidade, que será distribuído "monetariamente", foi reduzido por um efeito contábil "não monetário", através da depreciação, e assim, capitalizou a empresa no exato valor lançado nesta rubrica, através do lançamento a débito do patrimônio na Despesa com Depreciação.
Entretanto, no cálculo da depreciação, o administrador poderá estabelecer fórmulas mais adequadas à realidade de sua empresa (gerencialmente a depreciação passaria a ter influência da administração), desde que não fira o Regulamento do Imposto de Renda/RIR, que estabelece percentuais máximos (ou períodos mínimos de tempo). Assim, um veículo, por exemplo, embora tenha uma vida útil econômica teórica de cinco anos, não precisa ser depreciado nesse período, pois a sua vida útil efetiva será bem maior do que isso, principalmente se os resultados da empresa não forem sempre de lucros para serem "poupados" para esta finalidade.
