Olá Neiva!
1º - Quanto a alíquota retida retida da empresa, acho que foi a maior do que realmente poderia, pois conforme o Art. 27 da Resolução CGSN nº 97/2011:
Da Substituição Tributária
Art. 27. A retenção na fonte de ISS da ME ou EPP optante pelo Simples Nacional, somente será permitida se observado, cumulativamente:
I - o disposto no art. 3 º da Lei Complementar n º 116, de 2003;
II - a alíquota aplicável na retenção na fonte deverá ser informada no documento fiscal e corresponderá ao percentual de ISS previsto nas tabelas dos Anexos III, IV ou V para a faixa de receita bruta a que a ME ou EPP estiver sujeita no mês anterior ao da prestação, assim considerada:
a) a receita bruta acumulada nos 12 (doze) meses que antecederem o mês anterior ao da prestação;
b) a média aritmética da receita bruta total dos meses que antecederem o mês anterior ao da prestação, multiplicada por 12 (doze), na hipótese de a empresa ter iniciado suas atividades há menos de 13 (treze) meses da prestação;
III - na hipótese de o serviço sujeito à retenção ser prestado no mês de início de atividade da ME ou EPP deverá ser aplicada pelo tomador a alíquota correspondente ao percentual de ISS referente à menor alíquota prevista nas tabelas dos Anexos III, IV ou V;
IV - na hipótese do inciso III, constatando-se que houve diferença entre a alíquota utilizada e a efetivamente apurada, caberá à ME ou à EPP prestadora dos serviços efetuar o recolhimento dessa diferença no mês subsequente ao do início de atividade em guia própria do Município;
V - na hipótese de a ME ou EPP estar sujeita à tributação do ISS no Simples Nacional por valores fixos mensais, não caberá a retenção a que se refere o caput , salvo quando o ISS for devido a outro Município;
VI - na hipótese de a ME ou EPP não informar no documento fiscal a alíquota de que tratam os incisos II e III, aplicar-se-á a alíquota correspondente ao percentual de ISS referente à maior alíquota prevista nas tabelas dos Anexos III, IV ou V;
VII - não será eximida a responsabilidade do prestador de serviços quando a alíquota do ISS informada no documento fiscal for inferior à devida, hipótese em que o recolhimento dessa diferença será realizado em guia própria do Município;
VIII - o valor retido, devidamente recolhido, será definitivo, não sendo objeto de partilha com os Municípios, e sobre a receita de prestação de serviços que sofreu a retenção não haverá incidência de ISS a ser recolhido no Simples Nacional.
mas não posso confirmar porque não sei em qual faixa de faturamento que sua empresa esta enquadrada.
2º - Quanto a contabilização está incorreta, vejamos como ficaria o seu exemplo:
a) Pela emissão na NF com retenção de 5% de ISS;
D- Caixa 8075,00
D- ISS retido 425,00
C- Receita com serviços 8500,00
b) Pela apuração do imposto;
D- despesa com ISS*
C- Simples Nacional a recolher** 1000,00
c) Pela compensação do ISS retido;
D- Simples Nacional a recolher
C- ISS retido 425,00
* Para que a demonstração desta retenção fique mais fácil o aconselho a provisionar a alíquota de cada imposto que compõe o DAS individualmente, mas que sempre o Crédito lançado para Simples Nacional.
Ex: D- Despesa com COFINS
C- Simples Nacional a recolher
** Como não sabia qual é a respectiva alíquota de ISS, usei como exemplo R$ 1.000,00
c) Sim a tomadora do serviço é responsável, porém se você observar a contabilização, quando você faz a compensação ela diminui o teu passivo.
Qualquer dúvida torne a questionar.
Att.