Guarda de. Documentos

Estou abrindo meu escritório e sempre tive em mente não manter um grande volume de documentos guardados.
Tendo o exemplo de alguns colegas, com quem já trabalhei, entendi que não mais devemos, nós contadores, ser o famoso "guarda livros" ou estoque de documentos para nossos clientes.
Estou planejando a devolução de toda a documentação fisica após a escrituração e cumprimento de todas as obrigações acessórias, e claro a digitalização da mesma para arquivo em minha posse, e até mesmo sendo cedido ao cliente. Apenas estarei mantendo a posse da documentação física mediante solicitação e pagamento de um valor mínimo junto aos honorários ou mesmo nota de débito, para evitar que o cliente simplesmente deixe a documentação em minha posse.

Um outro contador ao ver minha idéia e visualizar a quantidade de documentos que tem em sua posse me fez a seguinte pergunta :

QUAL A LEGISLAÇÃO (BASE) PARA ESSA QUESTÃO, ME DESOBRIGANDO A GUARDAR A DOCUMENTAÇÃO?

Fui em busca da resposta mas não encontrei nada.
Como não custa nos resguardar, alguém tem essa resposta?

Olá Mariana,

não conheço legislação que especifique QUEM DE DIREITO deve guardar as documentões, o que existe previsão legal, é que SO DOCUMENTOS DEVEM SER GUARDADOS.

Nesse link há uma tabela com a previsão legal sobre o tempo de arquivamento de cada tipo de documento.

O que ocorre é que a guarda dos documentos serve para resguardar o responsável pela informação de que as informações geradas estão corretas. Se você presta o serviço fiscal para um cliente, o responsável técnico pela informação é você. Logo, caso um dia a receita federal (por exemplo) venha a quiestionar algo, quem é o responsável pelo cálculo dos tributos e por aí vai é você. Assim é você que deve apresentar os documentos.

Se os documentos estarão guardados no seu escritório ou com o cliente, não há diferença nenhum, porém se você manda para o cliente e ele resolve jogar fora depois de um certo tempo, pra ele não fará diferença nenhuma. Quem correrá perigo será você.

Informo que não conheço a legislação completa aceraca desse assunto, mas o conhecimento que tenho é esse.

Att e bom trabalho.

Obrigada pela sua opinião ,Walter!

Mas dentro do que me respondeu disse:

"Se os documentos estarão guardados no seu escritório ou com o cliente, não há diferença nenhum, porém se você manda para o cliente e ele resolve jogar fora depois de um certo tempo, pra ele não fará diferença nenhuma. Quem correrá perigo será você."

Se levar em consideração que "não há diferença" na documentação estar comigo ou cliente, e lembrando que devemos ter as condições para manter em segurança essa documentação, já que é original, ter a mesma digitalizada em arquivada conosco já não seria o suficiente?

Levo em consideração também que, hoje em dia, boa parte da documentação que nós recebemos é emitida por meios digitais, como as notas e os próprios comprovantes de pagamento, o que o cliente acaba fazendo é imprimir essa documentação e nos enviar. Desta forma entendo que ter toda a documentação digitalizada e devidamente organizada já nos assegura o suficiente, não?

É pessima a falta de uma base legal nos assegurando nesse ponto.

Quanto a previsão legal para arquivamento de documentos, acredito que é nosso dever informar e constantemente lembrar a nossos clientes os devidos prazos, já que a documentação, apesar de utilizada para a execução do nosso trabalho, é do cliente.


Por favor, caso não concorde com alguma das minhas opiniões, exponha o seu ponto de vista. Gostaria de ir mais a fundo na questão, e talvez ter maior firmeza para que não tenha problemas futuros.

Oi Mariana, com relação ao dever de conhecer a legislação, e de fundamental importância que conheçamos sim. O que mencionei não conhecer a fundo é se existe alguma outra legislação que especifique quem deve guardar.

E concordo com o que você disse. Mas frisando o que havia dito no post comentário anterior, a situação que a gente fica refém do cliente é que, por mais que exista o prazo de obrigatoriedade para que ele guarde, se o cliente perder os documentos ou mesmo se desfazer deles, nãoa contecerá nada de grave com ele. Por isso que o profissional contábil pode ficar nas mãos do cliente numa situação dessa.

E com relação a guardar documentos digitalizados, uma simples cópia escaneada não vale como documento original.

Notas Fiscais eletrônicas ou o DANFE, que muitas vezes as empresas recebem em pdf, via e-mail certamente não há diferença, mesmo porque a NF só existe eletronicamente, o documento físico é mera formalidade para atendimento a obrigações acessórias, acompanhamento de circulação de mercadoria, etc. Porém outros documentos que o original só existe fisicamente, não basta uma cópia escaneada que é a mesma coisa de um xérox sem autenticação.

Bom dia a todos.

Quando você faz um DBE existem campos de quem é responsável pela guarda dos documentos. Se você coloca o cliente tudo bem, mas se você coloca o escritório, neste caso a responsabilidade é sua.

Eu também sou da linha que os documentos devem ser digitalizados ao invés daquela pilha enorme de caixas no escritório.


att

Obrigada pela ajuda de vocês!

Paulo, já consegui correr atrás da sua dica, e encontrei um campo que fala sobre livros fiscais, que acredito que sejam o mais importante de tudo. Talvez tenha algo mais que eu ainda não encontrei.


Abraços!

Boa tarde Mariana.

Os outros documentos que não sejam os fiscais vai daquele seu raciocínio: Se o cliente quiser que você os guarde você cobra por isso, mas lembre-se que é bom colocar isto no contrato.

att