Retificação de declaração

Bom noite,

Fui fazer uma declaração que dois funcionários foram transferidos para outro local da mesma empresa, eles assinaram a declaração porém o novo local de trabalho e a data referente a mudança ficou em branco, por ser difícil colher novamente a assinatura dos dois, o RH da empresa solicitou uma carta de retificação, porém, não tenho ideia do que colocar nesta carta.
Alguém pode me ajudar?

Obrigada!