Dctos de Funcionários

Boa tarde,

Como estou de novo na área de Rh, após algum tempo afastada, tenho uma dúvida referente a guarda dos dctos dos funcionários:
xeros dos dctos:
CPF, RG, Titulo, Certidões, etc podem ser guardados junto com os outros dctos admissionais, ex: Ficha de registro ect?

Fico aguardando, desde já agradeço

Olá Ivone,

A guarda de documentos varia de empresa para empresa.

A maneira mais adequada de de guardar documentos, é sempre separando o LRE ou FRE dos demais documentos do empregado.

Adquira o hábito de utilizar um dossiê do empregado, onde poderão ficar todas as cópias de documentos exigidos pela empresa, bem como atestados, exame médico admissional ou periódico, advertências, comunicações, entre outros diversos documentos, pela facilidade de localização por empregado.

At

Cláudio Lopes

Obrigado,

Claudio, desculpe-me mas, oque significa LRE E FRE,

Certo dia, fazendo um curso de Departamento Pessoal com o prof. Eliseu Domingues Gomes, ele informou que a empresa não poderia guarda cópia dos documentos pessoais dos empregados, como por exemplo cópia do CPF e RG, onde a empresa poderia receber uma ação criminal por retenção de documentos. Achei muito estranho a informação.

Recentemente, mais precisamente no mês 10/2007, fiz um novo curso com o mesmo prof. e ele naum tocou mais no assunto, e até sugeriu que na admissão do empregado fosse solicitado as referidas cópias.

Aí sim que fiquei sem entender.

Essa era a minha dúvida, tbém Wilson.

Já participei de cursos onde tive esta orientação.

Obrigado

Olá


Ivone:

LRE = Livro de Registro de Empregados
FRE = Ficha de Registro de Empregados;

Wilson: Quanto aos documentos pessoais, pode e deve sim haver cópias no DP.

O que não pode, são cópias autenticadas, que tem valor de original.

At

Cláudio Lopes

Muito obrigado,

Pergunta respondida

Obrigado pela resposta Cláudio.

Feliz 2008.

Bom dia
Alguém pode me dizer se existe alguma base legal onde fala sobre a guarda dos documentos dos funcionários, se pode ou não ? Pois muitos dizem que NÂO pode, outros dizem que pode exceto se for autenticada. Gostaria de ter certeza se estou trabalhando da maneira correta.
Desde já agradeço

Base legal:

LEI N° 5.553, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1968

Obrigada.
Pelo o que entendi, essa legislação fala sobre a retenção de cópias autenticadas.
Eu gostaria de saber sobre as cópias simples, se é legal ou não ficar com elas e gostaria de uma base legal sobre.

Oi, Stéfanye!

Estive pesquisando a cerca deste tema. A maioria das empresa que possuem RH/DP interno tendem a devolver as cópias apresentadas para sejam feitos os inputs das informações em seu sistema.
Mas, muitas delas tiram cópias destas cópias para efeito de apresentação junto a fiscalização, por vezes os fiscais querem conferir algum informação e pedem a pasta daquele funcionário específico para fazer uma contra-prova (muito embora haja aqueles que ameaçam com multa se a empresa continuar a reter as cópias!).

Ainda temos a empresa que oferece Assistência Médica que pede cópias (em cada momento pra uma coisa, depois pra outra) dos doctos de dependentes do beneficiário do plano..., enfim, a empregadora tem de ter o registro físico para atender a solicitação e acelerar processos.
O que falar então de documentos emitidos pelos tribunais que dão efeitos pra pensão alimentícia e outras tantas finalidades. A empresa deve ter consigo o tal documento!

Não cito, como óbice, o previsto no art 84, parágrafo 1º do RPS – Decreto nº 3.048/99 alterado pelo Decreto nº 3.265/99, que exige a guarda dos doctos por 10 anos para efeito de salário-família, pois a Lei 5.553 prevê casos de excessão determinada por Lei.

Daí surgem interpretações que se pegam na expressão "reter" presente no texto da Lei, que pode significar que a empresa mantem o documento contra a vontade do funcionário. Mas a empresa "guarda" o documento do trabalhador (com a aquiescência deste), pois entende-se que o favorece, tornando disponível para diversas necessidades a cópia de seus documentos. O que de fato acontece.

Aliás, muitos desabrigados nestas últimas chuvas poderão reaver seus documentos graças as cópias guardadas por seus empregadores.

Há, também, quem se apegue a interpretação de que a proibição na 5.553 se dá apenas para as cópias autenticadas, esquecendo-se que "publica-forma"(presente no texto da Lei) nada mais é que "cópia autêntica de documento", equivalendo a uma cópia comum.

A 5.553/68 é, na verdade, diariamente violada, até pelo Poder Público - especialmente no âmbito do Poder Judiciário - pois, salvo os processos sujeitos a sigilo, qualquer advogado pode pedir acesso a qualquer processo, judicial ou administrativo e extrair cópias, qualquer cópia!!! E mais, há cartórios que exigem que o advogado deixe sua Carteirinha como garantia se ele precisar retirar autos e fazer cópias.

Êta país das contradições!!!!!

Como nos confrontamos com essa situação que, embora clara, é pouquíssimo prática e muito engessante, sugiro obtermos a concordância do trabalhador pra fazer-lhe a guarda de cópia dos documentos, que serão carimbados com a palavra "cópia" de modo a impedir sua utilização indevida.

Mas a Lei é clara, Stéfanye, a maioria é que não cumpre.