Lilian Cristina Santos nesse momento o que se deve fazer primordialmente é criar uma ficha com uma planilha vazia e um cabeçalho constando dados do colaborador, ao fim da planilha vazia alguns dizeres expressando que o colaborador Tal declara ter recebido os EPI's acima descritos, a planilha deve contar nome do epi, quantidade recebida, data do recebimento do epi, campo para devolução (que também é utilizado para baixa) e campo para assinatura, ou seja, cada EPI que for entregue sera anotado manualmente nessa ficha e assinado pelo colaborador na frente...
Provavelmente você terá que colocar entrega do EPI com data retroativa, data da demissao, se o colaborador tiver mais tempo de casa do que o EPI demora pra se desgastar deve dar baixa e lançar novamente com a data pra frente, por exemplo, bota dura geralmente 1 ano, de 1 em 1 ano lançar nova bota e dar baixa na antiga, além de verificar esse procedimento citado pelo companheiro Manoel Luiz Ribeiro Silva