Rodrigo, bom dia.
Isso acontece, e sempre é bom ajudar o empregado, afinal se ele pediu cancelamento e por motivos importante.
Quando acontece, solicito ao empregado que faça de próprio punho uma solicitação e se possível o motivo.
Se ainda não foi calculado as ferias, então fica fácil
Agora se já foi calculado, então deverá ser recalculado e na maioria das vezes o valor depois do recalculo será inferior ao valor já pago, então cabe a empresa em acordo com o empregado, solicitar que o mesmo devolva o dinheiro depositando na conta da empresa (se possivel) a diferença, ou descontar na própria folha de pagamento onde o empregado deverá autorizar por escrito.
Lembro que deverá arquivar os dois calculos juntamente com;
A) Carta do empregado solicitando o cancelamento do abono(venda);
B) Comprovante de depósito, caso o empregado tenha optado por essa modalidade;
C) ou cópia do holerith/ficha financeira(mês) onde consta a devolução, (motivo - auditoria/fiscalização).
Em convenção coletiva e dificil ter essa clausula, mas é bom verificar,
ok