Controle de Km rodado

Bom dia, pessoal;

Estou totalmente perdida como devo proceder quanto ao controle de km rodado. Fiz uma planilha pra uma colaboradora que usa o carro dela durante o trabalho. Combinei de, no final da semana, fazer o reembolso através da apresentação do cupom fiscal. Esse seria o procedimento correto? Alguém aqui no grupo faz esse tipo de controle e como faz??

Juliana, boa tarde.
Na empresa esse controle e feito pela portaria, ou seja, o empregado entrega ao vigilante a autorização para sair com o veiculo onde nesse e mencionado o horário e local onde está indo, então o vigilante marca a hora e a kilometragem que consta no veiculo (na saída) no retorno o mesmo e depois encaminha ao setor responsavel, esse verificar se a kilometragem percorrida está mais ou menos coerente ao destino.
Quando o empregado utiliza o próprio veiculo o procedimento e o mesmo, o vigilante vai até o veiculo do empregado e faz a anotação na saída e no retono, depois encaminha ao setor responsável e esse confere e envia a tesouraria para o reembolso.

Lembrando que ambos os casos (veiculo próprio ou frota) o empregado também assina o formulario depois que o vigilante faz as anotações, ok..