E-social e cultura organizacional

Prezados, bom dia.

Trabalho em uma administradora de condomínios e possuo uma rotina semelhante a de um escritório contábil: vários condomínios dos quais sou a responsável por todo o Departamento Pessoal, porém devendo prestar contas aos síndicos, que são os responsáveis legais dos condomínios.
A grande maioria dos síndicos sequer tem conhecimento do E-social e possuem culturas muito antiquadas no que se refere a prazos e legislação trabalhista. Por exemplo, a grande maioria contrata um funcionário e apenas semanas depois me enviam a documentação para registro, bem como não exigem a realização dos exames médicos admissionais. Ou ainda dão férias aos funcionários e informam uma semana depois para que realizemos os cálculos, demitem de imediato um funcionário e nos comunicam dois ou três dias depois.
A questão é: com o início da vigência do e-social precisamos alterar a cultura organizacional destes síndicos, fazendo com que compreendam a necessidade do cumprimento dos prazos e legislação vigentes. Considerando que grande parte dos condomínios alteram seus síndicos anualmente, como fazer para conscientizar os que permanecem e os que entrarão de acordo com as normas vigentes?
Alguém utiliza algum plano para realizar este tipo de trabalho?

Aguardo.

Att.

Carolline

Este é um problema comum na maioria das empresas atualmente, teremos muito trabalho para conseguir enviar as informações nos prazos certos, mas eu penso assim: Nosso trabalho é orientar da forma correta, se o cliente esta ciente e ainda assim permanece no erro eu não esquento a cabeça...ele deverá arcar com o prejuízo no futuro. Não me preocupo mais com certas coisas...procure sempre ter protocolos, envie documentos via email, colha assinaturas, procure meios de se resguardar no sentido de que a informação foi dada da forma correta e que o único responsável será o próprio cliente.

O que vc pode ir fazendo é mandar informativos sobre os assuntos mais problemáticos, fazer um resumo explicativo indicando a lei que rege o tema e deixar bem claro a penalidade cabível, pode fazer reuniões mensais para informar etc. Vá criando o hábito aos poucos nos Síndicos e quando um novo entrar já passe a orientação antes dele assumir, assim estará ciente.

Bom dia Karina.

Eu já sigo suas orientações como rotina há alguns anos.
Minha preocupação é justamente essa rotatividade de síndicos, que na grande maioria já vem com uma cultura totalmente errada e são quase que irredutíveis na hora de mudar isso.
Infelizmente não adianta enviar informativos, pois a maioria sequer lê, e quando lê não nos devolve o protocolo assinado. Tentei pensar em algo como reuniões, por exemplo, mas seria mais fácil ministrar pequenas palestras a eles, tendo em vista que são muitos e reuniões individuais me tomariam um tempo excessivo, mas tanto em reuniões quanto em palestras há síndicos que não fazem questão de comparecer, o que certamente vai me prejudicar. Isso sem contar o retrabalho na troca de síndico, de ter que explicar novamente tudo o que já foi passado ao síndico anterior.
Não são todos os síndicos que tem email, tendo em vista que alguns já são até idosos e não gostam da tecnologia, o que também me amarra na questão dos informativos.
Pensei em compartilhar disso para verificar se alguém teria alguma ideia "revolucionária" sobre o assunto, mas creio que a grande maioria aja como nós mesmo. É colocar nas mãos de Deus e esperar para ver, dando continuidade na rotina já adotada.
Mesmo assim, agradeço a disposição em responder.

Att.

Caroline,

Acredito que o mais fácil é você criar um manual para o empregador, com regras e entregar mediante protocolo após apresentação verbal...
você comentou que manda documentos e não assinam, então não mande, informe sempre ao novo síndico que ele tem que comparecer no escritório para uma visita inicial e assinar documentos, apresente a ele e já colha a assinatura, embora exita a rotatividade anual, não são todos no mesmo dia, então você tem mais possibilidade de administrar uma calendário com eles.
Outra situação que me poupou tempo foi, ir colocando em prática as ações antes da implantação do programa, por exemplo, fazíamos o exame admissional e o registro na sequência, agora, obrigatoriamente, o exame admissional está sendo feito dois dias antes e tem que ser entregue com toda a documentação. O candidato é alertado que poderá perder a vaga se não comparecer com a lista completa de documentos.
Para os sindicos, poderá adaptar, vai contratar, tem que passar no seu escritório para deixar os documentos e pegar o agendamento do exame.
A partir do momento que, você esclarecer, e na primeira oportunidade cobrar, a cultura começa a mudar, porém enquanto você conseguir dar um jeitinho, eles ficarão na zona de conforto.

Att.

Angel