Isabela Aparecida Gomes,
Acredito que sua empresa tenha um sistema de controle das horas.
Aqui o que fazemos é no fim de cada período as horas computadas como extras pelo sistema, são transferidas para uma planilha contendo os dados dos funcionários e as horas acumuladas, totalizadas a cada 3 meses.
Se nesse período o funcionário não utilizou as horas a que tinha direito, pagamos como extra e zeramos o banco de horas.
Você precisa ter na planilha dados como horas positivas (jan/fev/mar - Total) Horas negativas (jan/fev/mar - Total) Total das horas -> Horas descontadas - Saldo das Horas (Total das horas - Horas descontadas).
Espero ter ajudado.
Sds.