Guarda de Documentos

Caros colegas,

Trabalho no DP de uma empresa no interior de MG, ficando na Matriz, sendo que a empresa possui filiais em cidades vizinhas da região.
Minha dúvida (problema) é sobre o arquivos de funcionários e Livro de Registro de Empregados.

Estes documentos devem permanecer em cada estabelecimento (filial) ou eu posso centralizar a guarda dos mesmos tudo comigo na Matriz? Caso possa, poderei ter algum problema em caso de fiscalização ou não podem obrigar a apresentar todos os documentos imediatamente?

Meu problema maior é em relação aos Livros de Registro, pois a empresa tem o costume de mantê-los em cada estabelecimento, e quando preciso deles para registrar ou fazer a rescisão de algum colaborador (a contabilidade exige, não faz nada sem eles), pela falta de transporte, demoro muito tempo para recebê-los, chegando até a perder prazos.

Pesquisei muito sobre mas até o momento não encontrei nada plausível e com bases/fundamentos legais que possam embasar e dar segurança.

Agradeço a ajuda dos srs.

Adriano, bom dia!


Eu não sei com outras pessoas, mais nas vezes que passei por fiscalizações com algumas empresas do escritório, os auditores sempre marcaram uma data posterior para apresentar as documentações, com isso a empresa tem um tempo para se organizar e no caso de empresas com filiais em outras cidades, juntar toda a documentação ( caso seja necessário).

Eu aconselho sempre cada estabelecimento ter a documentação do seu funcionário e não pela MATRIZ, porque quando aconteceu de ter fiscalizações em empresas daqui do escritório eles só solicitaram os documentos daquele estabelecimento. A única vez que tivemos que juntar a documentação, foi quando a fiscalização se tratava de cotas de deficiente físicos que é contado o número total de funcionários da empresa, nesse caso também só foi necessário que fosse enviado a documentação dos funcionários de outras filiais que apresentavam alguma deficiência.

Você poderia fazer com que toda o registro fosse impresso em mais vias, para que ficasse uma via na filial e outra via na matriz, assim todos teriam a documentação.

Espero ter ajudado!