Cadastro de funcionário e auxílio emergencial

Boa tarde
Preciso de uma ajuda. Sou responsável pelo RH de um órgão público. ocorreu que em 2017 fizeram 2 cadastros do mesmo funcionário, um no dia 10/04 e outro no dia 17/04/2017. Este funcionário já foi exonerado em 2019. Agora solicitou o auxílio emergencial do governo e consta que ele ainda tem vínculo com o serviço público no dia 10/04/2017. mas meu sistema foi trocado este ano e não consta 2 cadastros desse funcionário. Apenas o do dia 17/04/2017 e término em 01/05/2019. Não sei como proceder para informar que ele não começou a trabalhar no dia 10. Ele já abriu um processo colocando as Portarias de nomeação e exoneração para provar que o vínculo dele foi só do dia 17/04 mas ainda assim veio esta resposta. Vocês podem me ajudar, não sei como proceder