Gestão de acessos

Olá pessoal, tudo bem? gostaria de saber como vocês fazem a gestão dos acessos aos sistemas da Receita Federal (RFB), SEFAZ estadual e SEFAZ municipal em nome das empresas estamos fazendo a gestão fiscal. Tenho notado que, na abertura e legalização de empresas, muitas plataformas pedem login com informações pessoais dos sócios, como CPF e data de nascimento. Como vocês lidam com essas situações de forma segura e eficiente? Quais práticas recomendam para gerenciar os acessos, certificados digitais e procurações sem comprometer a segurança dos dados principalmente quando estamos acessando pela primeira vez?