Sob o prisma jurídico, ao falecer o sócio-administrador único, ocorre a necessidade de proceder à regularização da sociedade a fim de viabilizar sua baixa ou, se fosse o caso, a sucessão na administração. De acordo com o Código Civil, como cotas sociais integram o espólio, deverá a herdeira legítima (filha) apresentar uma decisão judicial (alvará) que a autorize a assumir as providências possíveis para o encerramento das atividades ou alteração societária. Tal documento deverá ser normalmente anexado aos órgãos competentes, inclusive para fins de habilitação como nova responsável no CNPJ, viabilizando o preenchimento e validação do DBE.
Para evitar o impedimento de acesso aos sistemas digitais, uma das medidas adequadas é promover, via Junta Comercial, a averbação do falecimento e a designação da herdeira para representar a sociedade no processo de extinção, juntando tanto o alvará judicial quanto a documentos que comprovem a sucessão. Ao mesmo tempo, na esfera da Receita Federal, justifica-se o pedido excepcional de alteração cadastral para atualização do responsável legal, anexando o mesmo alvará que legitima a prática dos atos societários em nome do falecido, de modo a obter a nova assinatura digital ou autor o contador a realizar o DBE.
Por fim, ressalta-se que a ausência de certificado digital válido e de procura outorgada ao contador exige, de imediato, a regularização da representação fiscal, com a habilitação da herdeira como responsável legal para liberar o trâmite de baixa da empresa. Dessa forma, mediante apresentação do alvará e demais documentos exigidos, poderá ocorrer a finalização do distrato, sem que a ausência do sócio falecido obstrua o processo de encerramento regular das atividades empresariais.
