Tecnicamente, é possível sim dar baixa em uma empresa do Simples Nacional mesmo existindo pendências de PGDAS-D e DEFIS. A Junta Comercial não exige a regularidade fiscal para efetivar a baixa do CNPJ, então o processo societário de encerramento pode andar normalmente. Porém, a baixa não apaga nem cancela as pendências fiscais existentes.
Ao dar baixa, a empresa deixa de gerar novas obrigações a partir da data do encerramento, então não surgem novos PGDAS, DEFIS ou outras declarações futuras. No entanto, tudo o que ficou em aberto até a data da baixa continua existindo no CPF dos sócios e no próprio CNPJ baixado, podendo ser cobrado pela Receita Federal a qualquer momento dentro do prazo legal.
Essas pendências não “somem automaticamente” após cinco anos. O que prescreve é o direito de cobrança do crédito tributário, desde que não haja lançamento, inscrição em dívida ativa ou qualquer ato que interrompa a prescrição. Na prática, quando não há entrega do PGDAS-D, a Receita pode constituir o crédito de ofício, aplicar multa e inscrever em dívida ativa, o que interrompe esse prazo. Por isso, contar com o “deixar passar cinco anos” é bastante arriscado.
Em relação à DEFIS, existe sim a chamada DEFIS de extinção, mas para enviá-la corretamente o sistema exige a regularização das DEFIS dos exercícios anteriores. Se as DEFIS de 2023 em diante não foram entregues, a de baixa não será aceita isoladamente. Se simplesmente não for entregue nenhuma DEFIS, a consequência é a manutenção das pendências no CNPJ e a possibilidade de multa por omissão de declaração, mesmo após a baixa.