alteração no estatuto

Boa tarde
Estou com uma duvida e gostaria da opinião dos colegas:

Foi enviado a documentação sobre a concessão de uma rádio comunitária, porém após análise, o orgão competente indefiriu pelo motivo abaixo:
- presidente é casado com o diretor administrativo;
- o mandato é 5 anos, contrariando o disposto no subitem 8.2, alínea "h.3" da norma nº 1/2012.
Queria saber:
- a troca do diretor administrativo e a alteração do mandato é feito em ata e registrada no cartório?
- qual o prazo legal do mandato?
- Fazendo a Ata, não precisa mexer no estatuto?
obrigado à todos.