Como arquivar e o que? Constituição, Alterações e Baixa

No nosso cotidiano, geramos vários documentos dos órgãos públicos durante as constituições, alterações e baixas das empresas, porém como devemos arquivar? O que arquivar ou não?

Por exemplo:

Junta Comercial - arquivar somente o contrato ou também protocolo e cadastro web?
Receita Federal - arquivar somente o cartão CNPJ ou também a transmissão do PGD?
Qual a importância que estes documentos, depois de registrados, tem para a empresa-cliente?

Atualmente, utilizo uma pasta suspensa e em cada plástico para um órgão específico e em ordem cronológica.
Por exemplo:
Pasta Suspensa Empresa X
1° Plástico: Junta Comercial
2° Plástico: Receita Federal
3° Plástico: Estado
4° Plástico: Prefeitura
Assim por diante.

Porém, ao receber documentação de outras empresas, estão arquivados de maneira diferente.
Alguém arquiva de maneira diferente? Tem algo a dizer sobre isso?
Quero melhorar!

Muito boa sua iniciativa. Veja o seguinte:

Junta comercial é necessário arquivamento apenas dos contratos, alterações e consolidações, bem como as taxas pagas. Protocolos e cadastroweb já analisados podem ser descartados.

Receita Federal é manter a certidão negativa e o cnpj sempre atualizados.

Sefaz é manter as guias recolhidas, Sintegra e a certidão negativa atualizada.

etc...

Lembrando que documentos fiscais devem ser guardados por até 5 anos e documentos previdenciários devem ser guardados por 30 anos.

Thalita, bom dia

Esta corretíssima na sua questão, o Philipe também, entendo que toda constituição tem que ter o chamado "dossiê", lá você verá a vida da empresa, guarde os protocolos e documentos base de entrada de dados apesar de não ser obrigatório, mas se um dia tiver de fazer qualquer contra-prova, os terá. Digitalize esta documentação. pode ser útil, já presenciei em órgãos a perda de dados e comprovei com protocolos e processo digitado.

Inácio

Opa

Em relação a questão de constituição e manutenção societária, na minha opinião, tens que guardar fisicamente somente os documentos sociais (contrato, alteração, distrato). Todos os demais você tem acesso a qualquer momento via internet.

Alguns outros documentos fornecidos, como o Alvará de Localização, por exemplo, devem estar de posse do cliente visto a necessidade de afixá-lo ao público.

Uma boa opção, seguindo a opinião do colega Inácio, é digitalizar ou imprimir em PDF todos esses documentos e deixá-los a disposição, tanto dos colaboradores do escritório como dos seus clientes, numa área restrita de seu escritório na internet.

Chega de pastas e papel. A natureza agradece!

Algumas produtoras de sistemas para escritório fornecem esse serviço, na maioria com mensalidade. Ou você investe na aquisição de um produto, como o https://www.meusarquivosnaweb.com.br, onde você mesmo pode hospedar o sistema sem custo mensal.

Phillipe, José e Tiago, agradeço a opinião!

E a respeito de documentos já vencidos, vocês entendem a necessidade de arquivar?
Tenho empresas com alvarás de funcionamento, certidões de conselhos de classe, cartões de CNPJ, certidões negativas vencidas a muito tempo, mas não jogo fora por não saber exatamente o que pode ser considerado a longo prazo (ex. demonstrar que a empresa estava "quite" com conselho em determinada época).

Entendo que deva ter um "histórico" da empresa, mas tudo?

Thalita, boa tarde

Quanto as certidões vencidas, creio que pode se desfazer, alvará eu ficaria e arquivaria em "pdf". normalmente pagamento guardo pelo prazo de 06 anos, 05 anos +01. cuidado só com os pagamentos de legislação trabalhistas, pois alguns valem por 30 anos, estes tem de ser guardados. Acredito que com a informatização atual, brevemente estes prazos sejam revistos.

Inácio