Estrutura do Departamento Pessoal

Prezados, bom dia.

Como já havia dito antes, não tenho formação contábil, mas estou com o desafio de gerenciar o escritório de minha família, que existe há mais de 30 anos.

Buscando otimizar os processos e personalizar nosso atendimento, pensei em fazer uma nova divisão de tarefas na área de DP da empresa. Antigamente, como parece ser praxe na maioria dos escritórios, o serviço era dividido em três etapas: admissão, desligamento e compensação. Pensei em transformar cada um de meus colaboradores em um gerente de contas, onde ele ficará responsável por todos os processos de um determinado número de empresas. não encontrei nada sobre o tema. O que vocês acham? Alguém tem alguma experiência para compartilhar?

Grato pela ajuda de todos.

Uma boa idéia, pelo menos pra mim, é inovadora, e isso é bom, porque serve tmbem para o desenvolvimento dos seus colaboradores

Prezado Ismael, boa tarde. Tudo bem?

Foi exatamente isso que pensei. Prestar um serviço diferenciado para nossos clientes, aprimorando os canais de relacionamento além de conseguir que nosso funcionário esteja em busca constante de desenvolvimento e valorização.

Paulo Rogerio,

Dando um pitaco no assunto, e se vc ainda não tem um conhecimento melhor da àrea/assunto, te aconselharia a dialogar com os seus colaboradores sobre as possíveis mudanças antes de chegar a uma descisão final, lembrando que os próprio poderão lhe ajudar a tomar sua descisão.

Sucesso e um abraço,

Caro Rogerio, tudo bem?

Obrigado pela ajuda.

Fizemos algumas reuniões departamentais e no que se refere à equipe do DP, que hoje é composta por 03 profissionais e 01 estagiário, as inovações foram amplamente discutidas e todos estão empolgados com a nova alternativa. Eles também estão vendo nesse novo modelo uma oportunidade de ampliar seu conhecimento em todos os aspectos de seu setor.

O problema realmente não é a equipe, que já "comprou" a ideia. Minha insegurança se deve ao fato de realmente eu não conhecer nenhum escritório que trabalhe dessa maneira e não encontrar referências sobre isso em nenhum lugar. Não é possível que sejamos tão inovadores a esse ponto...hehehehe

Grade abraço!

Paulo Rogerio Correia Henriques, boa tarde.

Trabalhei por 10 anos em um escritório onde sempre o método de trabalho adotado é esse; divisão dos clientes por colaborador, em todos os departamentos do escritório.

Como não trabalho com depto. pessoal, não posso afirmar os benefícios trazidos por essa sistemática, mas, no depto. fiscal (no qual trabalhei) posso lhe assegurar que o diferencial é a formação profissional do colaborador mais vasta, uma vez que ele não tem apenas parte do processo, e sim o todo - como ocorre em muitos escritórios de grande porte aqui de minha cidade, onde é esquema de linha de produção - cada colaborador atua apenas em determinado momento do processo, limitando (ao meu ver) o conhecimento e capacidade desse colaborador.

Acredito que tanto você, à frente de sua equipe, quanto a própria equipe sairão ganhando nessa sistemática de trabalho.

De toda forma, uma boa sorte para ti.

Abraços!

Danilo, tudo bem?

Penso exatamente da mesma maneira. Inclusive a nossa intenção é exatamente essa para o Departamento Fiscal. inclusive dividindo as empresas cadastradas no SIMPLES, LP e LR para que todos tenham oportunidade de conhecer todas as particularidades de cada sistema tributário.

Vejo muitas vantagens nesse sistema de divisão por empresas em todos os setores, dentre as quais posso destacar a melhor capacitação e valorização do profissional e personalização do atendimento.

Esse é o embrião de um sistema que pretendo implantar no futuro, quando todos os departamentos já estiverem trabalhando com essa metodologia. Pretendo criar um atendimento especial, utilizando uma sistemática mais proativa. Iremos em busca da informação, ao invés de esperarmos sermos acionados, que, como sabemos, na maioria dos casos acontece tardiamente.

Honestamente, estava receoso quanto à ideia de dividir os clientes por colaborador pois não encontrava exemplos a serem seguidos, mas ao conversar com vocês já fiquei mais aliviado. Acredito estar no caminho certo para me destacar nesse mercado que é tão concorrido e, às vezes, corrompido por práticas de preços tão baixos que inviabilizam a operação.

Vamos alongar a discussão. Convido a todos que ainda não opinaram a dividirem suas experiências.

Grande abraço!

Pois é, Paulo Rogerio Correia Henriques.

Eu defendo essa linha de trabalho, juntamente pela melhor capacitação do colaborador, como você mencionou.

Era nítido essa diferença quando necessitávamos contratar algum novo colaborador. Aqueles candidatos que já estavam em outros escritórios (especialmente esses de maior porte que citei), deixavam a desejar, sempre, em algum ponto (não que todo mundo saiba ou seja capaz de saber tudo, mas, como nesse escritório que trabalhei, todo colaborador acompanhava o cliente do inicio ao fim, dentro de cada setor) era importante que o candidato possuísse, ao menos um conhecimento abrangente, até mesmo nos diferentes regimes mencionados por você.

Enfim, para mim, é uma ótima maneira de manter o colaborador motivado a sempre querer melhorar, pois, querendo ou não, a responsabilidade atribuída a esse colaborador o torna um diferencial dentro da organização.

Novamente boa sorte na implantação de tal metodologia.

Este tópico vou acompanhar, pois achei interessante este tema, já que estou começando na carreira contábil!

Vinicius, bom dia.

Bem-vindo à nossa conversa.

Bom dia a todos,
Paulo,
Venho afirmar que esse processo é como já trabalho 7 anos em escritórios diferentes.
Sempre trabalhei no setor fiscal, e digo que tive oportunidade de ver o processo no todo, onde o meu crescimento profissional foi mais fácil de ser alcançado. A satisfação de ver o seu trabalho iniciado por vc e concluído é muito gratificante.
Recomendo esse procedimento.

Um abraço.

Lucimeire, bom dia. Tudo bem?

Percebo que todos os que se dispuseram a responder recomendam o sistema e apontam várias vantagens.

Esse fato me surpreende, pois, pelo que me parece, o sistema onde cada colaborador realiza uma etapa do processo é o mais usual entre os escritórios contábeis. Tenho essa impressão pela falta de tópicos relacionados ao tema e pela literatura que encontrei, onde a metodologia usual é essa.

Um questionamento que aparece é: se o método onde o colaborador acompanha o processo do início ao fim é o melhor, por que não é o mais usual? Principalmente no que se refere ao DP?

Enfim, agradeço à oportunidade de conversarmos um pouco e obrigado pelo depoimento.

Opa!

Os clientes divididos por colaborador funciona bem até que uma pessoa saia da empresa. Ao substituí-la, se inicia a perda gradativa da qualidade do trabalho.

A minha sugestão, para uma equipe com 4 integrantes, é trabalhar em um organograma no formato de losango. Ter os clientes divididos entre 2 colaboradores, tendo um terceiro como auxiliar (aprendiz, atendimento interno), e outro - com maior vivência - dando o suporte à equipe e aos clientes nas questões extra rotina.

Gradativamente, girar os clientes entre eles.

Fiz um artigo sobre isso, já encaminhar ao portal para análise e publicação. Acredito que ele contribuirá para a sua reflexão sobre o assunto.

O fato é que cada escritório é diferente, a melhor opção é decidir em conjunto.

Tiago, bom dia.

Ótima a sua abordagem. Realmente nos faz ver o caso por outro ângulo. Na realidade já havíamos conversado um pouco sobre isso internamente. Uma solução que encontramos é mais ou menos como a sua sugestão. Fazer uma espécie de "job rotation", porém dentro do próprio departamento.

As carteiras de clientes teriam seus responsáveis, no nosso caso são duas profissionais experientes, além disso temos um colaborador para auxiliar as duas em suas tarefas menos complexas e dar um suporte, como auxiliar no arquivamento, fazer homologações, etc. ... O revezamento será interno, ou seja, nosso cliente não perceberá a alteração, ficando inalterada, dessa forma, a personalização no atendimento. Como temos ainda um outro profissional que é o responsável pelo setor, ele confere todo o processo antes de finalizá-lo. Ou seja, tudo o que vai para o cliente tem ao menos duas conferências diferentes.

O que acha do processo?

Obrigado pela ajuda Tiago.

Paulo, de acordo.

Na verdade, saberás se o caminho está correto com o "andar da carruagem". E fundamental o feedback da equipe contigo para que juntos trilhem o melhor caminho.

Sucesso!

Obrigado pela ajuda, Tiago.

Sucesso para todos!

Paulo, boa tarde

Alocar o colaborador por determinado números de empresas é válido, pelos motivos abaixo:
01 - Terá o histórico da empresa pelo colaborador.
02 - Ganhará tempo, pois o colaborador irá se aprofundar nos movimentos, facilitando os calculos.
03 - Terá mais mobilidade
04 - Alocará responsabilidade a quem faz a folha.

deve se atentar para um detalhe:

01 - Tem que ter uma pessoa curinga, para assumir em caso de férias ou falta.
02 - Faça um revezamento das empresas.
03 - Não setorize as empresa, mescle elas, para ter o diálogo entre o departamento.

Sds.

José Inácio, bom dia. Tudo bem?

O fato de termos férias coletivas no fim do ano nos ajuda, geralmente tiramos duas semanas. As outras duas semanas são tiradas ao longo do ano, porém com certeza precisaremos fazer um arranjo das empresas entre os outros colaboradores.
Pretendo também colocar em cada carteira empresas de diferentes ramos e realidades porque acredito que assim a troca de informações será constante no departamento, além do colaborador ter um universo maior de possibilidades e aprendizado.

Abraços e obrigado pela colaboração.