Reorganização de pastas e arquivos - escritório

Prezados, Preciso fazer uma reorganização no escritório onde trabalho,sou da área de informática,o escritório é de Pequeno Porte, 5 funcionários e 5 computadores e 39 clientes.Nas pastas,os nomes estão desorganizados,as pastas não estão em ordem e não existe um padrão para ter acesso a pasta.Quero deixar o acesso as pastas e arquivos detalhados,mas não tão aprofundados.(ex.: para Declarações como DCTF,estou pensando em fazer assim: Declarações,Dctf,ano,nomes dos clientes,mensal,o mês e ano do dctf).
Esse sistema de acesso está bom?..precisa melhorar?..preciso de ajuda mesmo.

Olá Victor Hugo, tudo bem?
Posso te dar uma dica em questão de arquivos de declarações federais. Agora com a Certificação Digital, não vejo necessidade em manter arquivos de mais de um ano no escritório. Eu devolvi todas declarações de 2009 pra trás, só deixei a DIPJ dos últimos 5 anos, mas tb estou pensando em devolver. A PerdComp tb não devolvi e essa acho melhor manter. Mas as outras, arrumei direitinho e devolvi tudo timbrado. Mantenho apenas as datas de entrega e número de recibo. Assim, em uma pasta só eu consigo manter DCTF e DACON do ano de 2010. No começo do ano que vem, devolvo tudo novamente e começo 2011. Pelo menos pra mim está funcionando e tem que orientar o cliente que não pode jogar fora ou colocar fogo, sério, tem um cliente aqui que queima tudo que eu mando! Mas a maioria guarda. É menos espaço que ocupa, menos peso, menos responsabilidade de manter tanto papel guardado. Não vejo necessidade de ser tão específico, só uma pasta escrito DCTF/DACON 2010, na caixa ou gaveta do cliente, já penso ser o suficiente. Guias aqui nós lançamos assim que chega, não sobe guia para arquivo sem estar lançada. Se o cliente ligar e perguntar, ela já está lançada no sistema e de duas uma: ou já está no arquivo definitivo ou no provisório. Tem dado muito certo. A contabilidade anda mais em dia assim.
Mas veja bem como é o perfil do seu escritório. Vc pode ter dicas, mas o que implantar, só vc mesmo pode dizer, pq conhece a realidade dos seus clientes, colegas de trabalho e da chefia.
Tem muito mais coisa, mas por enquanto acho que isso te ajuda, né?
Qq coisa, pode perguntar!

Até a próxima!

Muito Obrigado,já dei andamento a Reorganização,qualquer coisa,escrevo aqui novamente.

Ola colegas, tudo bem?

O que implantei em meu escritorio foi o armazenamento de arquivos em formato .pdf; assim diminui em 80% o volume de papeis impressos, alem de ter um acesso facil e rapido a documentacao, a economia com folhas, tintas e manutencao de impressoras e muito boa.

No final do ano, os arquivos sao salvos em um CD e entregues ao cliente, que armazena facilmente. Como a facilidade de perda do CD pelo cliente e grande, guardamos tambem uma copia do CD no escritorio, pois nao ocupada espaco e fica pratico, pois temos todas as declaracoes de tal empresa reunidas em um unico CD.

A unica coisa que ainda imprimimos sao os livros de escrituracao, para as empresas que nao utilizam a escrituracao digital.

Ou seja, o objetivo e economia e sustentabilidade, alinhando com agilidade nos processos e facilidades de busca.

Espero ter ajudado e qualquer coisa so perguntar.

PS. desculpe os erros de acentos, pois meu teclado e americano e nao os tem.

Abracos

Alexandre Tessler