Organização de Arquivos

Prezados colegas,

Venho solicitar sugestões sobre como organizar o arquivo de meu escritório de contabilidade que fica na minha casa. Desejo que ele fique vistoso para a vinda de novos clientes.

Desde já agradeço a colaboração.

Prezado Thales,

1o. passo: O cliente vai ter a sua primeira impressão na sua organização pessoal e não na forma como os seus arquivos estão organizados em caixas, pastas suspensas ou outro tipo de embalagem.

A sua mesa de trabalho e cada item disposto em seu local de trabalho, ou seja, onde o cliente será recepcionado, deverá estar limpo e cada item em seu devido lugar apropriado. Mesa cheia de papéis não é sinônimo de pessoa com muito trabalho e sim, de desorganização.

Leia um pouco sobre a filosofia dos 5S´s ou Housekeeping (acesse pelo GOOGLE) e implante-a (você não terá custos para isso). Organizar os seus arquivos será o 2o. passo, ok?

Boa sorte e sucesso em seus negócios! Estou à disposição!

Prezado Nei,

Primeiramente, obrigado pelas sugestões. Estou muito preocupado atualmente com minha organização, ou melhor, a organização do meu escritório, que por sua vez funciona na minha casa. Que Deus te abençoe.

Olá bom dia Thales!

Concordo com o Nei Esteves, a organização é o primeiro passo a seguir e é primordial também para o arquivo dos documentos.

Depois da organização pessoal, para o arquivo de documentos, vários fatores que devem ser levados em consideração: volume de documentos, tipos de documentos e espaço físico e digital de armazenamento.

Em um escritório dependendo do volume pode-se fazer a separação por empresa e no espaço reservado para e empresa, separar por setores: Fiscal, Contábil, Trabalhista e Documentos Legais.

Com isso você pode definir o espaço físico e em seguida vai decidir que tipo de material irá usar para acondicionar e a forma: caixas de arquivo morto, pastas suspensas ou pastas AZ.

Em seguida os mobiliários: prateleiras, armários, etc...

Existem alguns documentos que posem ser mantidos em forma digital, é uma outra forma de arquivo que você deve pesquisar.

Publiquei um artigo no Fórum e tem outro no RH.com que poderá te ajudar:
Arquivo, como devo organizar

Artigo RH.com

Prezado Gilberto,

Agradeço enormemente as sugestões. Preciso me reorganizar para angariar novos clientes. Ainda tenho poucos e devido a isso preciso fazer trabalhos free-lancer para outros contadores afim de fortalecer meu orçamento. Mas, quero formar uma carteira de clientes sólida, ou seja, com clientes fixos.

Boa sorte Thales! eu sei bem o que é isso, também mantenho meu escritório em casa e é bem difícil separar tudo isso e conseguir clientes; também estou correndo atrás disso; tenho poucos clientes; já pensei em montar um escritório fora, mas hoje em dia está muito caro.