Definindo a Remessa Correta

Boa tarde à todos,

Eu um recém formado TÉCNICO EM MECÂNICA, e trabalho em uma empresa que fornece maquinário e suas respectivas peças de reposição.

Atualmente, minha função é controlar o estoque e dar suporte aos nossos clientes (pós-venda) o que acaba me envolvendo em muitos aspectos do fisco/contábil.

Minha dúvida é:

A maioria dos nossos cliente terceirizam o uso do equipamentos para muitas empresas que estão muito longe entre si, logo, quando nosso maquinário apresenta algum problema, preciso enviar a respectiva peça de reposição para o usuário final. Estou ciente que não posso emitir uma NF em garantia para o usuário final pois o mesmo não adquiriu o equipamente diretamente por nós, então, qual a operação mais adequada nestes casos???

OBS.:em 90% dos casos, o usuário final nos contata para que o envio das peças seja imediato e o mais rápido possível, tornando a triangulação muito complicada.