Operação em Garantia - Sem circulação da mercadoria

Dentre as operações praticadas pela companhia, temos a “Operação em Garantia” para partes e peças avariadas dos equipamentos vendidos, prática comum e acobertada por contrato comercial.
Contudo, estamos em fase de revisão processual e tributário da operação para manutenção da conformidade e estratégias da empresa.
Atualmente a operação está estruturada na seguinte tratativa: 
1. Inicialmente efetuamos a venda do equipamento para o cliente
2. Posteriormente, o cliente entra em contato alegando uma eventual falha no equipamento/avaria e solicita a garantia (reposição)
3. Um técnico é enviado ao local para realizar a troca da peça defeituosa por uma nova
4. É emitida nota fiscal para acobertar a operação da “Troca em Garantia” imediata data a situação emergencial do cliente – CFOP 5.949/6.949 tributando o ICMS e sem gerar contas a receber (receita)
5. A peça defeituosa é então devolvida pelo cliente via nota fiscal a nossa empresa para ser encaminhada para análise e emissão de laudo da garantia (Certificação da avaria ou não vs. responsabilidades avaria)
6. Emitido o laudo de garantia (o que normalmente leva cerca de dois meses a partir do recebimento da mesma) checamos se a garantia está coberta ou não pela garantia contratualmente
7. Caso a peça não esteja acobertada pela garantia, é necessário efetuar a cobrança da mesma e este é o ponto crucial da nossa revisão, porque hoje não estamos cobrando do cliente e assumindo o ônus 
Neste sentido, estamos tendo impactos financeiros, na medida que, quando a mercadoria foi identificada como avariada mas não existem termos contratuais de garantia, precisamos cobrar do cliente essa espécie de venda. Importante citar, que na troca em garantia de produto não há serviço a ser cobrado (mão-de-obra).
O ponto de atenção é que, a mercadoria já está de posse do cliente mediante o envio antecipado da peça em “Troca em Garantia” CFOP 5.949/6.949 tributando o ICMS, dada a urgência do cliente que não pode parar a operação e ter impactos. Porém, mediante ciência do laudo da avaria ocorrido e responsabilidade do cliente, temos que cobrar do cliente o valor da peça gerando o contas a receber; tributação do PIS/COFINS sobre a receita; etc. 
Porém, como cobrarmos? Através de qual natureza de operação? Há previsão legal?