A obrigatoriedade de informar o número de autorização da administradora de cartão na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) está prevista de forma nacional, conforme determina o Manual de Orientação do Contribuinte – MOC da NF-e, instituído por meio do Ajuste SINIEF 07/2005 e suas atualizações. Especificamente, a informação deve constar no Grupo de Forma de Pagamento (YA) da NF-e, campo YA04a, quando o campo YA02 – Forma de pagamento for preenchido com os códigos 03 (cartão de crédito) ou 04 (cartão de débito).
No entanto, o preenchimento do código de autorização (número do comprovante da maquininha) ainda é, na prática, de preenchimento opcional na maioria dos estados, exceto em unidades da federação que regulamentaram expressamente a obrigatoriedade por legislação própria, como:
Estado do Ceará (CE) – conforme Instrução Normativa nº 49/2011, art. 5º, §1º;
Estado de Alagoas (AL) – conforme Instrução Normativa nº 25/2018, exigindo que conste o número de autorização nas operações com cartão.
Nos demais estados, inclusive São Paulo, Minas Gerais, Rio de Janeiro e Santa Catarina, o preenchimento é recomendado, mas não obrigatório. Contudo, em caso de fiscalização, a omissão reiterada dessa informação pode ser interpretada como descuido com a veracidade dos dados fiscais, especialmente quando o valor do pagamento via cartão estiver indicado na nota.
Portanto, embora a regra nacional permita o preenchimento facultativo, é prudente e recomendável incluir o número de autorização do comprovante da maquininha sempre que possível, como medida de conformidade fiscal e documental.