Boa tarde Thanita,
Quando uma nota fiscal de devolução é emitida de forma incorreta (como no seu caso — foi emitida como devolução de venda, quando o correto seria devolução de compra) e o prazo legal para cancelamento já expirou, a empresa precisa ajustar a situação fiscal para evitar autuações. A seguir, explico os procedimentos recomendados para regularizar esse tipo de erro, considerando que a empresa está no Estado do Rio de Janeiro e a operação é interna (dentro do estado):
1. Emitir a nota fiscal correta (Devolução de Compra)Você deve emitir imediatamente a nota fiscal de devolução de compra, informando corretamente:
CFOP 1.202 ou 1.201 (dependendo do motivo da devolução e do remetente estar no mesmo estado);
Referência à nota fiscal original de entrada;
Todos os dados corretos da operação.
2. Quanto à nota emitida incorretamente (Devolução de Venda):Como o prazo para cancelamento expirou, a nota não pode ser anulada via cancelamento normal. As alternativas são:
A) Emissão de Nota Fiscal de Estorno
Emitir uma Nota Fiscal de Estorno, com:
Mesmo CFOP da nota indevida (para “anular” os efeitos fiscais);
Natureza da operação: "Estorno de nota fiscal emitida indevidamente";
Informar a chave de acesso da NF-e original nos campos de referência;
Informar valores negativos nos campos de produto (em alguns sistemas é possível simular devolução negativa — consulte o seu ERP).
Observação: o Estado do RJ aceita notas de estorno, desde que estejam devidamente justificadas. Consulte a SEFAZ-RJ para validar o layout aceito pelo seu sistema.
B) Lançamento contábil e fiscal de ajuste
Alternativamente (ou adicionalmente), você pode:
Lançar a nota indevida como um documento inócuo, sem efeito fiscal (apenas para controle interno);
Fazer um ajuste contábil e fiscal, registrando a devolução correta e desconsiderando os efeitos da indevida (como entrada em duplicidade);
Registrar em livros fiscais e/ou e-Social/SPED com observação de que se trata de uma emissão equivocada sem cancelamento possível.
Importante: O erro deve estar devidamente documentado e justificado internamente;
Mantenha memorial descritivo do ocorrido e dos procedimentos adotados;
Guarde os emails e comunicações com a empresa fornecedora e qualquer orientação da contabilidade ou jurídico.