Boa Tarde Clarecinda!
As anotações devem sim constar na observação do livro, porém os valores no campo próprio, cada nota vale para um tipo de situação... 1º vale para recebimento calculo dos impostos Federais (Pis/Cofins/IPI) e a outra nota 1.117 (Entrega) ref. ao imposto Estadual (ICMS), uma nota refere-se e mata a outra, na segunda nota deve conter se a entrega é total ou parcial ref. a nota x.x.x.x.x.x. Valores não duplicam, é só saber que os valores finais (2º nota) deve dar a mesma somatória da 1º, já o Fisco recolhece está situação e aceita este registro.
NOTA FISCAL - "REMESSA - ENTREGA FUTURA"
Na venda para entrega futura, o uso da faculdade prevista no artigo 129 do RICMS/SP condiciona-se à emissão, por ocasião da saída global ou parcial da mercadoria, de nota fiscal que, além dos demais requisitos, contenha:
a) o valor da operação ou, se tiver ocorrido reajuste contratual do preço da mercadoria, esse preço, se lhe for superior;
b) o destaque do valor do imposto;
c) como natureza da operação, a expressão "Remessa - Entrega Futura";
d) o número de ordem, a série e a data da emissão da nota fiscal relativa ao simples faturamento, caso tenha sido emitida.
Artigo 129, § 1º, do RICMS/SP
Escrituração
A escrituração da nota fiscal acima descrita será nas colunas próprias do Livro Registro de Saídas, com débito do imposto, caso o produto seja normalmente tributado, anotando-se, na coluna "Observações," os dados identificativos do documento fiscal emitido para efeito de faturamento (Ref.NF.x.x.x.x.x de dd/mm/aaaa).
O lançamento da nota fiscal, no Livro Registro de Entradas do adquirente, será nas colunas próprias, com crédito, se admitido, anotando-se, na coluna "Observações", os dados identificativos do documento fiscal emitido para efeito de faturamento (Ref.NF x.x.x.x.x. de dd/mm/aaaa).
Att.Emerson