Olá Marcos
Bem, posso lhe informar sobre alguns Estados que eu tenho efetuado pedido de restituição.
Minas Gerais depois que você envia o pedido com documentos da empresa e comprovação da devolução, a Sefaz envia um pedido solicitando o livro de saída onde consta a escrituração da nota de venda, livro de entrada onde consta o registro da devolução da venda e arquivo do Sintegra. Em todos os pedidos que efetuei, me pediram esses documentos.
Paraná é relativamente mais tranquilo. O único problema é que alguns postos exigem que algum representante da empresa (pode ser procurador) dê vistas no processos presencialmente nos postos. Mas isto não é regra geral. Já tive as duas situações: um posto enviou o processo pelo correio liberando o ressarcimento, outro exigiu um procurador para dar vistas e posteriormente liberar o ressarcimento (em alguns casos não enviamos o procurador e abortamos o processo, visto que, ficaria mais cara a viagem do que o ressarcimento).
Mato Grosso do Sul e Rio de Janeiro são terríveis. Enviamos vários processos e os dois Estados devolveram alegando que somente o destinatário, ou seja, o cliente, pode efetuar o pedido de ressarcimento porque efetivamente quem paga o ICMS/ST é o destinatário. O remetente apenas repassa para o Estado. Assim, exigem que o cliente faça uma autorizando para o remetente solicitar o ressarcimento e ainda declaração do motivo pelo qual não recebeu a mercadoria ou devolveu.
Enfim, percebo que os Estados dificultam o máximo para o contribuinte solicitar a restituição.