Boa tarde Giilberto,
Antes de tudo, vamos deixar clara a abrangência e o significado da expressão; "o limite para distribuição de lucros é o saldo de caixa".
É certo que você só poderá efetivar a distribuição lucros em espécie, se tiver dinheiro bastante para isto, todavia os lucros podem (também) ser distribuídos através de créditos em contas específicas. Vale dizer que lucros pagos ou creditados são, para quaisquer efeitos, considerados distribuídos.
O cálculo para verificação do montante de lucros que pode ser distribuído em empresas tributadas pelo Simples Federal que não mantinham escrituração contábil, é um pouco diferente daquele desenvolvido para as optantes pelo Simples Nacional na mesma situação.
Isto porque o a Resolução CGSN 14/07 que deu nova redação ao § 1° do artigo 6º da Resolução CGSN 4/07, determinou que a isenção dos lucros distribuídos pelas empresas optantes pelo Simples Nacional, fica limitada ao valor resultante da aplicação dos percentuais usados para determinação da presunção de lucros, na sistemática do Lucro Presumido, sobre a receita bruta mensal (no caso de antecipação de fonte), ou da receita bruta total anual (tratando-se de declaração de ajuste), subtraído do valor devido na forma do Simples Nacional no período, relativo ao IRPJ.
Existem, portando, duas formas legalmente permitidas para as empresas optantes pelo Simples Nacional efetuarem os cálculos para distribuição de lucros:
Empresas que possuem contabilidade - Regime de Competência
Se você puder provar via Balanço que naquele mês (ou ano) a empresa apurou lucro, que não tem débitos para com a Previdência Social e que tem disponibilidades (dinheiro) para distribuir o lucro apurado, pode distribuí-lo tranquilamente. (§ 2º do Artigo 6º da Resolução CGSN 4/2007).
Nesta caso, a distribuição pode ser feita a qualquer tempo desde que cumpridas as exigências acima.
Empresas que não possuem contabilidade - Regime de Caixa
No caso de a contabilidade ser feita pelo Regime de Caixa, (sem a existência de Balanços) você não pode distribuir tudo o que "sobrar no Caixa". Neste caso deverá aplicar como base o percentual usado para calcular o IRPJ pelo Lucro Presumido e do resultado diminuir o valor devido do Simples Nacional.
Para exemplificar, vamos supor que a empresa em questão é prestadora de serviços. De acordo com o que determina o § 1° do artigo 6º da Resolução CGSN 4/2007 (na redação dada pela Resolução CGSN 14/2007) devemos usar os percentuais de que trata o o Artigo 15º da Lei 9249/95 e atribuir o percentual de 32% que deve servir para a maioria dos serviços prestados.
Admitamos para o exemplo ainda, que esta empresa tenha auferido nos últimos doze meses, receita bruta acumulada no valor de R$ 131.000,00.
Para determinarmos os valores que podem ser distribuídos de conformidade com a legislação vigente, devemos promover os seguintes cálculos:
01. Aplica-se o percentual de presunção de lucro (tabela da Lei 9.249/95) correspondente à atividade de prestação de serviços, que é de 32%, sobre o valor da receita do mês.
R$ 131.000,00 x 32% = R$ 41.920,00.
02. Do valor apurado acima (em 01), será subtraído o valor devido ao Simples Nacional, relativo ao IRPJ (este percentual está na primeira coluna de cada tabela, após a coluna "alíquota"):
R$ 131.000,00 x 0,00% (alíquota correspondente ao IRPJ na Tabela do Simples - Receita Bruta até R$ 240.000,00 - Tabela I - Serviços) = R$ 000,00.
03. Subtrai-se o valor encontrado no item 01 daquele encontrado no item 02 (01-02) e teremos o valor dos lucros que podem ser distribuídos com isenção no final do ano:
R$ 41.920,00 - R$ 000,00 = R$ 41.920.00
Vale dizer que se você provar contabilmente com levantamento de Balanço Patrimonial que a empresa obteve lucros, pode distribuí-los integralmente pelo valor apurado sem precisar "fazer contas".
No entanto se você mantém apenas o Livro Caixa, não terá como comprovar lucros e neste caso deverá fazer as contas acima e distribuir apenas o resultado assim obtido. No caso, apenas 42.920,00 no final do ano.
Se você quiser distribuir lucros mensalmente deverá fazer os mesmos cálculos usando o valor da receita mensal ao invés da anual.
Nota
No exemplo acima, como a Receita Bruta anual não ultrapassou 240.000,00 o percentual do IRPJ pago no Simples Nacional (veja tabela) é 00,00%. Foi demonstrado apenas para que você visualize todo o processo de cálculo.
Nos exemplos de acima foram consideradas apenas a hipóteses de distribuição em espécie, no entanto se ocorrer via crédito em conta, não há (naturalmente) a necessidade de haver disponibilidades, posto que estes casos não envolvem numerários
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