15. É possível fazer a retificação do livro digital?
Sim, é possível. Contudo, após a autenticação o livro não pode ser substituído.
Se o livro já foi enviado para o Sped e houver necessidade de substituição, verifique o andamento dos trabalhos de autenticação. Utilize, no PVA do Sped Contábil, o menu "Consulta Situação".
O livro pode ser substituído mediante a geração de requerimento específico de substituição utilizando a funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA do Sped Contábil, exceto quando estiver em um dos seguintes status: em análise (pela
Junta Comercial), autenticado ou substituído.
Se o livro estiver "em análise", dirija-se, com urgência, àquele órgão do registro de comércio e solicite que o livro seja colocado em exigência.
Pelo Ofício Circular no 118/2009/SCS/DNRC/GAB, o Departamento Nacional de Registro de Comércio recomenda que o requerimento para colocar o livro sob exigência deve conter: a identificação do livro, seu número, período a que se refere a escrituração e a devida justificação.
Os livros G, R e B são equivalentes. Assim, a substituição entre tais tipos é livre. Por exemplo, um livro R pode substituir um livro G, e vice-versa.
Após a autenticação do livro, as retificações de lançamentos feitos com erro estão disciplinadas no art. 5o da Instrução Normativa DNRC 107/08 (existem normas do CFC no mesmo sentido):
Art. 5o A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de
Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada."
Não confunda retificação (ou substituição do livro) com recomposição da escrituração. O mesmo ato normativo disciplina a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração:
Art. 26. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário ou a sociedade empresária fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas à Junta Comercial de sua jurisdição.
§ 1º Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.
§ 2º A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no caput deste artigo.
§ 3º No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema."
Atenção: O sistema identifica a escrituração pela chave [NIRE] + [HASH] do arquivo. O hash é, também, o número do recibo.
Assim, caso o atendimento da exigência dependa de modificação do NIRE, utilize o requerimento normal (primeira opção no topo do formulário) e não o de substituição. Tentativa de enviar com requerimento de substituição vai retornar mensagem informando que a escrituração a ser substituída não existe. Guarde cópia do termo de exigência e dos recibos de transmissão para eventual comprovação.
Roteiro prático retificação (ou substituição) do livro:
1. Corrija as informações no arquivo (livro digital);
- se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres "estranhos" que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro. Para fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo Bloco de Notas.
2. Valide o livro no PVA do Sped Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil;
3. Assine;
4. Gere o requerimento de substituição (a opção está no topo do formulário) - o hash do livro a ser substituído é, também, o número do recibo de entrega.
A informação deve ser preenchida utilizando somente os algarismos e as letras maiúsculas de A até F. (Não há a letra "O" no hash; sempre é o numeral 0). Informe também o DV.
5. Assine o requerimento; e
6. Transmita.
