Alteração de Sistema ERP - Procedimentos SPED

Bom dia,

Estamos em fase de virada de sistema, durante este processo tivemos que reavaliar o cadastro dos fornecedores e encontramos as seguintes situações:

*fornecedores inativos e com cadastro desatualizado, pelos quais optamos excluir pois não temos relação comercial a muito tempo

*fornecedores com IE inativas/suspensas/inaptas, mas com CNPJ ativo

*fornecedores com IE alterada por mudança de endereço para outro ente federativo

Em vista destas informações, quais são os impactos na geração dos SPEDs que serão gerados a partir da virada do sistema?

Temos que manter os fornecedores antigos, mesmo não tendo mais transações com eles?

Temos que manter os fornecedores com as IEs problemáticas e somente mantê-los inativos no sistema?

Os fornecedores com IE alterada devem ser mantidos inativados e gerado novo cadastro com os dados corretos?

Como nunca participei de um processo assim estou com diversas dúvidas sobre como proceder, pois desconheço os impactos no SPED. Agradeço se puderem me ajudar.

Boa tarde Karina Cristina Januário da Silva

Não sugerimos a exclusão de nada! Você pode até inativá-los dentro do seu Sistema, a ponto de que certos cadastros não sejam mais acessados, mas excluir uma informação dentro de um Sistema, pode ser um "tiro no pé", principalmente em eventuais casos que você precise re-gerar informações já prestadas ao Fisco.

Outra coisa, se você você firmou um contrato "certinho" com o seu antigo Sistema, ele deve ter colocado na clausula dele que um de seus benefícios era de que a Base de Dados é sua, e que a qualquer momento você poderia acessá-la e que eles disponibilizariam Suporte, pois os Sistemas passam por mudanças e atualizações constantes.

Pense nisso.

Adilson Castro de Queiroz,

Obrigada pela informação, mas o fato é que a Diretoria gostaria de diminuir o banco de dados no novo sistema, melhorando as informações e os acessos a elas.
Sei que em alguns casos a alteração não é possível, mas tenho ainda muitas dúvidas porque nunca participei desse tipo de processo.
Os fornecedores com IE alterada devem ser mantidos inativados e gerado novo cadastro com os dados corretos?
Se puder me auxiliar com mais orientações, informações onde posso obter os dados que preciso, lhe agradeço.

Bom dia Karina Cristina Januário da Silva

R = Mas você prefere correr o risco excluindo informações que você declarou nos SPEDs? E se você precisar regerar tais informações? O que você irá fazer? Recadastrar tudo novamente? Pense nisso, afinal, nunca sabemos quando poderemos ser fiscalizados. Por isso veja se o seu Sistema não possui sistema de inatividade ou do que chamam de "Arquivo Morto", compactando essas informações de maneira tal que elas fiquem inacessíveis pelo tempo que desejar. Talvez essa compactação possa vir a diminuir o seu banco de dados.


R =

REGISTRO 0175: ALTERAÇÃO DA TABELA DE CADASTRO DE PARTICIPANTE

Este registro é de preenchimento obrigatório quando houver, dentro do período, alteração nos dados informados no registro 0150, campos: NOME, COD_PAIS, CNPJ, CPF, COD_MUN, SUFRAMA, END, NUM, COMPL e BAIRRO.
Não pode ser utilizado, em um mesmo arquivo, um mesmo código para representar um participante diferente do referenciado anteriormente por tal código.
Os dados informados neste registro serão considerados até às 24:00 horas do dia anterior à data de alteração.
Quando houver mudança de INSCRIÇÃO ESTADUAL, deve ser criado novo participante e este registro não deve ser informado.
ATENÇÃO: Para mudança de endereço, este registro só deve ser informado quando houver emissão ou recebimento, no mesmo mês, de duas ou mais Notas Fiscais para endereços diferentes do mesmo participante.
Se a mudança de endereço implicar alteração de inscrição estadual, deverá ser informado um registro 0150 para este novo participante e, portanto, não deve ser informado o registro 0175.

Adilson Castro de Queiroz,

Obrigada, vou discutir com a Diretoria as orientações referentes à exclusão, sei que tem lógica as suas orientações neste caso.