Reembolso de Despesas e Tributação Simples

Reembolso de despesas. Nossa atividade é assessoria contábil. É muito comum
adiantarmos o pagamento de taxas dos clientes, a exemplo de taxa de alvará, taxas
para vistoria da Saúde, Bombeiros, taxas de registro de alterações, livros contábeis
e atas na Junta, xerox, encadernação, etc. Juntamos todos os pagamentos efetuados
durante o mês (com comprovante dos pagamentos) e incluímos o valor total adiantado
como reembolso de despesas no bloqueto de cobrança dos nossos honorários,
discriminado em separado. Pergunta: O valor relativo ao reembolso de despesas do
cliente antecipadas por nós deve constar da NF ou pode constar somente do bloqueto
de cobrança? Este valor será considerado renda tributável para fins de incidência dos
impostos federais e/ou do Simples Nacional? E o ISS, incidirá sobre esta quantia do
reembolso? Como devemos contabilizar estes valores?

Prezada Stefane,os valores pagos,deverão ser lançados numa conta de Adiantamentos (Ativo) e os reembolsos recebidos serão lançados a crédito dessa conta,não se caracterizando como receitas.
Saudações.
Gilson Ribeiro

Boa noite,

É completamente desaconselhável o pagamento pelo Escritório, de impostos, taxas, e outras despesas por conta dos Clientes.

Este desaconselhamento se deve a vários motivos:

1) - Um vez que, por qualquer motivo, o cliente deixe de reembolsar o escritório, estará quebrada a tradição e a partir de então, qualquer imposto não pago a "culpa" pode ser atribuída ao Escritório que sempre recebeu para pagá-los e não o fez.

2) - Não há como documentar a transação, pois não se pode fazer constar na Nota Fiscal de Prestação de Serviços, haja vista que (neste caso) não presta para cobrar valores não inerentes aos serviços contratados.

3) - Se cobrados via Boleto Bancário o total da cobrança pode facilmente ser atribuída a honorários contábeis, pois não haverá discriminação de valores. Neste caso, o fisco pode exigir os impostos incidentes sobre a receita total.

4) - Não há propósito que justifique esta "administração parcial de débitos".

5) - O padrão do Contrato de Prestação de Serviços Contábeis - adotado pelos Conselhos de Contabilidade - a ser celebrado com os clientes, não permite outra prestação de serviços que não os próprios e inerentes ao exercicio da profissão.

Os documentos de arrecadação devem ser enviados via e-mail ou entregues ao cliente contra assinatura do Protocolo de Entrega.

O ideal é que o cliente retire-os no escritório contábil e que se "aproveite" a ocasião para orientá-lo no que for necessário e para tratar-se de assuntos de interesses comuns à sua empresa e à contabilidade.

Nota
Desaconselhável não quer dizer proibitiva. Se o Escritório ainda assim preferir administrar e assumir a responsabilidade por tais débitos, os registros contábeis, ainda que incomuns - o Escritório credor por excelência, adiantar ao Cliente, devedor - podem ser os sugeridos pelo Gilson.

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Saulo
No caso de um representante comercial, que tem despesas com viagens e estadias, paga essas despesas com dinheiro da empresa representante, depois manda as referidas NFs de despesas para a empresa representada, que através da conta corrente transfere os valores para a representante comercial, como é tratada essa receita, será tributada?