Amanda, bom dia.
Primeiro o ponto que muda tudo e que costuma ser o erro de partida: pagar no cartão de crédito não transforma isso em compra comum. Continua sendo importação de serviço, com tomador brasileiro, e as obrigações de retenção são da empresa. O que o cartão muda é o IOF aplicável e a rastreabilidade, não a incidência.
Segundo ponto: não existe uma resposta única, porque a Receita trata de forma diferente conforme o que está sendo licenciado. A Solução de Consulta Cosit nº 177/2024 tratou de licença de comercialização e distribuição de software, enquadrando as remessas como royalties, com IRRF de 15% e afastando a CIDE quando não há transferência de tecnologia. Já a linha anterior, da SC Cosit nº 191/2017, tratava SaaS como serviço técnico, com incidência mais ampla.
O seu caso, pelo que você descreveu, é licença de uso para consumo próprio da empresa: Google, LinkedIn, Apollo, Adobe. Nesse enquadramento, o pacote que normalmente se exige é:
1. IRRF, 15% sobre o valor remetido, com o cuidado de que se o contrato prevê que o valor é líquido para o fornecedor, a base sofre o reajustamento e o custo efetivo sobe.
2. PIS-Importação e Cofins-Importação, 9,25% no total, quando a operação é caracterizada como serviço e não como royalty puro.
3. CIDE, 10%, na hipótese de serviço técnico. É o ponto mais controvertido, e onde a distinção entre as duas soluções de consulta pesa.
4. ISS na importação, devido no município do tomador, conforme o art. 1º, parágrafo 1º, da LC 116/2003. Esse é o mais esquecido de todos.
Como isso aparece na prática, e por que vale resolver agora: empresa que paga SaaS no cartão corporativo há anos sem reter nada é cenário comum, e é exatamente o tipo de operação que a Receita passou a cruzar. O passivo acumula com multa e juros, e cresce silenciosamente.
O que eu faria, na ordem:
Levante os contratos e separe o que é licença de uso pura do que tem serviço agregado, suporte ou customização, porque a mistura numa fatura só é o que joga a operação para o enquadramento mais caro. Depois, com valores anuais na mão, avalie uma consulta formal à Receita: com quatro fornecedores recorrentes e divergência viva entre soluções de consulta, resposta vinculante vale mais que qualquer opinião, inclusive esta.
Fontes: Solução de Consulta Cosit nº 177/2024; Solução de Consulta Cosit nº 191/2017; LC 116/2003, art. 1º, parágrafo 1º; Lei 10.168/2000 (CIDE).
