Boa noite Cristiane,
Pelo que entendi, a atividade principal de sua empresa (para qualquer efeito) é a descrita no CNAE 46.61-0/03 - Comércio Varejista de Artigos de Papelaria.
Vale dizer que a despeito da provável existência de uma atividade secundária (cujo CNAE você não mencionou) que seria "a prestação de serviços a empresas de caráter não profissional de preparação, digitação e arquivos de documentos", sua empresa está "irregular" posto que não tenha Inscrição Estadual e não poderá optar pelo Simples Nacional se não forem tomadas providências neste sentido.
Considerando que (segundo você) a atividade dela é a prestação de serviços e não a de comércio, e ainda que, provavelmente não interesse à empresa a comercialização uma vez que está estruturada para prestação de serviços, você deve promover alteração no CNPJ colocando a prestação de serviços como atividade principal e a de comércio como secundária. Isto evitará a exigência da Inscrição Estadual pela Receita Federal.
Os serviços prestados por sua empresa estão (por generalização) inclusos entre os contemplados pelo § 4º do Artigo 12º da Resolução CGSN 004/2007, e conseqüentemente, se sujeitarão as alíquotas das Tabelas do Anexo V.
O uso destas tabelas depende da relação "r" (percentual encontrado na relação existente entre o total da Receita Bruta (total) acumulada nos últimos 12 meses anteriores ao do período de apuração e o total da folha de salários mais encargos no mesmo período). Note que nestas tabelas não estão inclusas as contribuições para seguridade social a cargo da Pessoa Jurídica (INSS Patronal) que deverá ser pago separadamente.
Em resumo, se sua empresa não sofrer retenção ou substituição tributária e o ISS for recolhido para o Município onde está sediada, por apurar a relação "r" em percentual menor do que 30%, estará sujeita as alíquotas da Tabela 2 da Seção IV do Anexo V.
Como a receita bruta acumulada está "dentro da 1ª faixa - até 120.000,00" a alíquota a ser aplicada sobre o faturamento mensal de 9.000,00 será de 17,00%. Afora isto pagará mais 20% de INSS sobre o Pró-labore dos sócios, e 21%, 22% ou 23% sobre os salários dos funcionários referente a "parte da empresa".
Se você optar por explorar também a atividade de comércio além da de serviços, o INSS deverá ser pago de acordo com instruções que a Receita Federal ainda vai editar.
Se não optar pelo Simples Nacional, deverá ser tributada pelo Lucro Presumido ou Pelo Lucro Real. Neste caso, o "mais barato" será o Lucro Presumido. Nesta forma de tributação você pagará os mesmos 20% de INSS sobre o Pró-labore e 27,8% sobre os salários referente "a parte da empresa".
Mensalmente sobre as receitas da prestação de serviços pagará:
0,65% de PIS e 3% de COFINS
Trimestralmente sobre as receitas de prestação de serviços pagará:
2,40% de IRPJ se faturar no máximo 120.000,00 por ano (não pode extrapolar o limite) ou
4,80% de IRPJ se faturar mais do que 120.000,00 por ano e
2,88% de CSLL para qualquer faixa de faturamento
Há no Senado o PLC 43/2007 (já aprovado na Câmara) que traz modificações na lei (hoje em vigor) trazendo para o Anexo III as atividades que hoje se submetem as tabelas do Anexo V.
Se isto acontecer, será "mais barato" aderir à sistemática do Simples Nacional, pois no Anexo III as alíquotas partem de um patamar de 6,00% e o INSS está "embutido" no Simples.
Se não acontecer, "mais barato" ficará a permanência no Lucro Presumido, pois, no total as alíquotas somam 8,93% contra os 17,00% das tabelas do anexo V do Simples Nacional.
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