MTE disciplina normas referentes ao Registro de Empregados e a anotação na Carteira de Trabalho

PORTARIA 41 MTE, DE 28-3-2007
(DO-U DE 30-3-2007)

REGISTRO DE EMPREGADO
Normas Gerais

MTE disciplina normas referentes ao Registro de Empregados e a anotação na Carteira de Trabalho

Neste Ato podemos destacar:
– Proíbe o empregador de exigir, na contratação ou manutenção de empregados, dentre outros documentos, a Certidão Negativa de Reclamatória Trabalhista;
– É vedado ao empregador efetuar anotações que possam causar dano à imagem do trabalhador, especialmente referentes a sexo ou sexualidade, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, idade, condição de autor em reclamações trabalhistas, saúde e desempenho profissional ou comportamento;
– O registro de empregados de prestadores de serviços poderá permanecer na sede da contratada, desde que os empregados portem cartão de identificação contendo seu nome completo, número de inscrição no PIS/PASEP, horário de trabalho e cargo ou função;
– Foram revogadas as seguintes Portarias: 3.024 MTPS, de 22-1-92 (Informativo 04/92); 402 MTb, de 18-4-95 (Informativo 18/95); 1.121 MTb, de 8-11-95 (Informativo 45/95); 739 MTb, de 29-8-97 (Informativo 36/97); 628 MTE, de 10-8-2000 (Informativo 32/2000); 367 MTE, de 18-9-2002 (Informativo 38/2002). Também foram revogados os artigos 1º e 2º, §§ 2º e 3º do artigo 3º; e os artigos 11, 12 e 12-A da Portaria 3.626 MTPS, de 13-11-91 (Informativo 46/91).

O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso da competência que lhe confere o artigo 87, parágrafo único, incisos I e II da Constituição, RESOLVE:
Art. 1º – Proibir ao empregador que, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, faça a exigência de quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez.
Art. 2º – O registro de empregados de que trata o artigo 41 da CLT conterá as seguintes informações:
I – nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;
II – número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
III – número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social (PIS) ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público (PASEP);
IV – data de admissão;
V – cargo e função;
VI – remuneração;
VII – jornada de trabalho;
VIII – férias; e
IX – acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.
Parágrafo único – O registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à numeração seqüencial por estabelecimento.
Art. 3º – O empregador poderá adotar controle único e centralizado do registro de empregados, desde que os empregados portem cartão de identificação contendo seu nome completo, número de inscrição no PIS/PASEP, horário de trabalho e cargo ou função.
§ 1º – O registro de empregados de prestadores de serviços poderá permanecer na sede da contratada caso atendida a exigência contida no caput deste artigo.
§ 2º – A exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de dois a oito dias, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.
Art. 4º – O empregador poderá efetuar o registro de empregados em sistema informatizado que garanta a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações e que:
I – mantenha registro individual em relação a cada empregado;
II – mantenha registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; e
III – assegure, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.
§ 1º – O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados.
§ 2º – As informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos.
§ 3º – O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso às informações e dados dos últimos doze meses.
§ 4º – As informações anteriores a doze meses poderão ser apresentadas no prazo de dois a oito dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.
Art. 5º – O empregador anotará na CTPS do empregado, no prazo de 48 horas contadas da admissão, os seguintes dados:
I – data de admissão;
II – remuneração; e
III – condições especiais do contrato de trabalho, caso existentes.
§ 1º – As demais anotações deverão ser realizadas nas oportunidades mencionadas no artigo 29 da CLT.
§ 2º – As anotações poderão ser feitas mediante o uso de carimbo ou etiqueta gomada, bem como de qualquer meio mecânico ou eletrônico de impressão, desde que autorizado pelo empregador ou seu representante legal.
Art. 6º – O empregador poderá adotar ficha de anotações, exceto quanto às datas de admissão e de extinção do contrato de trabalho, que deverão ser anotadas na própria CTPS.
Parágrafo único – O empregado poderá, a qualquer tempo, solicitar a atualização e o fornecimento, impressos, de dados constantes na ficha de anotações.
Art. 7º – As anotações deverão ser feitas sem abreviaturas, ressalvando-se, ao final de cada assentamento, as emendas, entrelinhas, rasuras ou qualquer circunstância que possa gerar dúvida.
Art. 8º – É vedado ao empregador efetuar anotações que possam causar dano à imagem do trabalhador, especialmente referentes a sexo ou sexualidade, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, idade, condição de autor em reclamações trabalhistas, saúde e desempenho profissional ou comportamento.
Art. 9º – Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 10 – Revogam-se as Portarias n^os 3.024, de 22 de janeiro de 1992; 402, de 18 de abril de 1995; 1.121, de 8 de novembro de 1995; 739, de 29 de agosto de 1997; 628, de 10 de agosto de 2000; 376, de 18 de setembro de 2002 e os artigos. 1º e 2º, §§ 2º e 3º do artigo 3º; e artigos 11, 12 e 12-A da Portaria nº 3.626, de novembro de 1991. (Luiz Marinho)

NOTA COAD: Acreditamos que houve um equívoco na numeração da Portaria 376 MTE/2002, que foi revogada pelo artigo 10 da Portaria 41 MTE/2007, onde o nº correto seria 367.

ESCLARECIMENTO:

• O artigo 29 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), aprovada pelo Decreto-Lei 5.452, de 1-5-43 (Portal COAD), definiu que as anotações na CTPS serão feitas: na data-base; a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador; no caso de rescisão contratual ou necessidade de comprovação perante a Previdência Social.

• Já o artigo 41 da CLT estabelece que em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico.

• A Portaria 3.024 MTPS, de 22-1-92 (Informativo 04/92), disciplinava normas sobre a autenticação do Livro ou Fichas de Registro de Empregados.

• A Portaria 402 MTb, de 18-4-95 (Informativo 18/95), dispunha sobre as normas concernentes à autenticação do Livro ou Ficha de Registro de Empregados e do Livro de Inspeção do Trabalho.

• Já a Portaria 1.121 MTb, de 8-11-95 (Informativo 45/95), definia normas referentes a informatização do Registro de Empregados e sobre os dados relativos ao contrato de trabalho.

• A Portaria 739 MTb, de 29-8-97 (Informativo 36/97), estabelecia normas sobre a autenticação do primeiro Livro ou grupo de Fichas de Registro de Empregados.

• A Portaria 628 MTE, de 10-8-2000 (Informativo 32/2000), instituiu a Ficha de Anotações e Atualização da Carteira de Trabalho e Previdência Social.

• A Portaria 367 MTE, de 18-9-2002 (Informativo 38/2002), dispunha que toda denúncia formalmente dirigida ao MTE – Ministério do Trabalho e Emprego, referente à ocorrência de prática discriminatória por parte de empresa que recusasse a contratação de empregado que tinha ingressado com ação judicial trabalhista, seria encaminhada à chefia de fiscalização da respectiva Delegacia Regional do Trabalho para apuração.

• A Portaria 3.626 MTPS, de 13-11-91 (Informativo 46/91), dispõe sobre o registro de empregados, as anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social e o registro de horário de trabalho.