Esta Instrução Normativa institui e disciplina o Sistema de Virtualização e Tramitação de Processos Administrativos Eletrônicos (Sistema TRAMITA), que tem por finalidade a gestão dos procedimentos de instauração e trâmite de processos administrativos e documentos, por meio eletrônico. Fica estabelecido o Sistema TRAMITA como sistema oficial informatizado para a gestão e o trâmite de processos administrativos eletrônicos, compreendendo a autuação, produção, tramitação e consulta de documentos e processos administrativos eletrônicos no âmbito da Secretaria da Fazenda.
A SECRETÁRIA DA FAZENDA DO ESTADO DO CEARÁ, no uso de suas atribuições legais, CONSIDERANDO a necessidade de instituir e disciplinar o Sistema de Virtualização e Tramitação de Processos Administrativos Eletrônicos (Sistema TRAMITA), que tem por finalidade a gestão dos procedimentos de instauração e trâmite de processos administrativos e documentos, por meio eletrônico, no âmbito da Secretaria da Fazenda do Estado do Ceará; CONSIDERANDO a necessidade de transformar os documentos físicos para o meio eletrônico, construindo e viabilizando instrumentos para a efetivação dos princípios da transparência, publicidade, celeridade, eficiência, economicidade e sustentabilidade ambiental; CONSIDERANDO os objetivos estratégicos de modernizar e simplificar a estrutura e os processos organizacionais, ofertando serviços e informações ao cidadão de forma efetiva, por intermédio das melhores práticas de gestão nas áreas de tecnologia da informação e comunicação, bem como a integração dos processos e dados da Secretaria da Fazenda; CONSIDERANDO, ainda, a busca pela facilitação dos procedimentos de comunicação e atendimento eletrônicos dos sujeitos passivos das obrigações tributárias estaduais com a Secretaria da Fazenda do Estado do Ceará, permitindo o acompanhamento de suas solicitações por meio online e conferindo transparência às movimentações e documentações em processos de seu interesse. RESOLVE:
CAPÍTULO I -
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art.1.º Esta Instrução Normativa institui e disciplina o Sistema de Virtualização e Tramitação de Processos Administrativos Eletrônicos (Sistema TRAMITA), que tem por finalidade a gestão dos procedimentos de instauração e trâmite de processos administrativos e documentos, por meio eletrônico, no âmbito da Secretaria da Fazenda do Estado do Ceará.
Art. 2.º Fica estabelecido o Sistema TRAMITA como sistema oficial informatizado para a gestão e o trâmite de processos administrativos eletrônicos, compreendendo a autuação, produção, tramitação e consulta de documentos e processos administrativos eletrônicos no âmbito da Secretaria da Fazenda.
Art. 3.º O Sistema TRAMITA tem como objetivos:
I - aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação de documentos e processos administrativos;
II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos atos administrativos com segurança, transparência e economicidade;
III - ampliar a sustentabilidade ambiental e reduzir os custos operacionais e de armazenamento da documentação, por meio do uso da tecnologia da informação e da comunicação;
IV - facilitar o acesso e comunicação do cidadão com as instâncias administrativas, permitindo o acompanhamento de suas solicitações, bem como conferindo transparência nas movimentações e documentações relativas aos processos do seu interesse;
V - simplificar os atos relacionados à realização de processos licitatórios e facilitar a aprovação e assinatura de contratos, convênios, ajustes, termos de cessão de uso, doação, permissão, alienação, termos aditivos, atas de registro de preço, dentre outros;
VI – viabilizar o maior controle do cidadão no que pertine à gestão fiscal e financeira do Estado, permitindo-lhe o acompanhamento de processos dessa natureza.
CAPÍTULO II -
DAS DEFINIÇÕES
Art. 4.º Para os fins desta Instrução Normativa, considera-se:
I – processo administrativo eletrônico: é o processo administrativo constituído de atos ordenados, apresentados em formato digital ou eletrônico, que tem como finalidade a obtenção de uma decisão administrativa;
II - documento - unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
III - documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) documento nato-digital - documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;
IV – meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;
V – transmissão eletrônica: toda forma de comunicação à distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores;
VI – assinatura eletrônica: é o registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível;
VII – certificado digital: é o documento eletrônico emitido por Autoridade Certificadora integrante da hierarquia da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos, e que certifica a autenticidade dos emissores e destinatários dos documentos e dados que trafegam numa rede de comunicação, bem como assegura a privacidade e inviolabilidade destes;
VIII - usuário interno: servidores e funcionários terceirizados desta Secretaria, devidamente autorizados;
IX - usuário externo: pessoa física ou jurídica autorizada pela Secretaria a assinar ou peticionar documentos eletrônicos no TRAMITA, dentre fornecedores e prestadores de serviços que tenham celebrado algum ajuste
com a Secretaria da Fazenda, instituições financeiras, órgãos públicos, contribuintes ou procuradores devidamente constituídos nos termos da legislação, dentre outros interessados;
X - sujeito passivo: pessoa obrigada ao pagamento de tributo ou penalidade pecuniária ou obrigada às prestações que constituam o seu objeto, nos termos dos arts. 121 e 122 do Código Tributário Nacional;
XI – procurador do sujeito passivo: o terceiro, pessoa física ou jurídica, devidamente constituído por meio de procuração, em conformidade com a legislação específica, com poderes para representação perante a SEFAZ, podendo assinar ou peticionar documentos eletrônicos no TRAMITA;
XII - sujeito ativo da relação jurídica: é o credor da prestação ou obrigação principal ou o beneficiário principal da relação firmada com esta Secretaria ou com o Estado do Ceará.
CAPÍTULO III -
DO USO DO SISTEMA TRAMITA
Seção I - Do acesso e usuários
Art. 5.º O acesso ao Sistema TRAMITA, bem como a assinatura eletrônica dos respectivos atos administrativos, serão realizados no sítio eletrônico da Secretaria da Fazenda (www.sefaz.ce.gov.br), por meio de certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro meio admitido pela Administração, mediante prévio cadastro que preservará o sigilo e assegurará a identificação do interessado, a autenticidade e o não repúdio das comunicações que forem enviadas.
§1º As instruções sobre os procedimentos de acesso ao Sistema TRAMITA estarão contidas em seção própria na página eletrônica da Sefaz (www.sefaz.ce.gov.br).
§2º O acesso ao TRAMITA do sujeito passivo da relação tributária ou a outorga de poderes, para fins de acesso e prática de atos, a pessoas físicas ou jurídicas, por meio de procuração, sujeitar-se-ão às regras específicas estabelecidas na legislação.
Art. 6.º O cadastro do usuário externo é ato pessoal e intransferível, estando condicionado à aceitação das regras que disciplinam o uso do Sistema, com a consequente responsabilização do usuário em caso de uso indevido.
Art. 7.º O usuário externo poderá:
I - instaurar e peticionar em processos administrativos eletrônicos;
II - assinar documentos de processos administrativos eletrônicos;
III - visualizar documentos de processos administrativos eletrônicos.
Art. 8.º É de responsabilidade do usuário externo:
I - o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido por outrem;
II - a atualização dos seus dados cadastrais.
Art. 9.º O acesso de usuários internos será destinado aos servidores e funcionários terceirizados da Secretaria da Fazenda, cujas funções requeiram a utilização do Sistema, devendo o perfil de acesso ser compatível com suas atribuições.
Art. 10. É de responsabilidade dos usuários internos:
I - cumprir os deveres legais referentes ao acesso à informação e à proteção da informação sigilosa, pessoal ou com algum outro grau de sensibilidade;
II - acessar e utilizar as informações do sistema no estrito cumprimento
de suas atribuições profissionais;
III - manter sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica;
IV - encerrar a sessão de uso do Sistema sempre que se ausentar do computador, garantindo a impossibilidade de uso indevido das informações por pessoas não autorizadas;
V - responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que possam pôr em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou dos atos do processo para os quais esteja habilitado;
VI - respeitar o fluxo processual, justificando eventuais trâmites diversos no despacho de encaminhamento.
Art. 11. Presumem-se de autoria dos respectivos usuários os atos praticados com lastro em sua identificação e senha pessoal.
Parágrafo único. Os usuários responderão administrativa, civil e penalmente, por ato ou fato que caracterize uso indevido do TRAMITA, na forma da legislação em vigor.
Seção II - Do Processo Administrativo Eletrônico
Art. 12. Os processos eletrônicos no âmbito do TRAMITA observarão as seguintes regras:
I – os processos e documentos eletrônicos produzidos ou inseridos no TRAMITA receberão numeração única gerada pelo Sistema;
II - os documentos produzidos no âmbito do Sistema TRAMITA integram processos administrativos eletrônicos;
III – os processos eletrônicos serão protegidos por meio do uso de métodos de segurança de acesso e de armazenamento em formato digital, a fim de garantir autenticidade, preservação e integridade dos dados;
IV – o acesso às informações dos processos eletrônicos observará o disposto na Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, bem como outras normas congêneres.
Art. 13. Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais, como a autuação, a produção, a juntada, bem como a tramitação de documentos do processo, deverão ser efetuadas em meio eletrônico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo.
Parágrafo único. No caso das exceções previstas no caput, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, desde que posteriormente o documento-base correspondente seja digitalizado.
Art. 14. A utilização de meio eletrônico desobrigará o interessado de protocolizar os documentos em papel na Sefaz, exceto quando não puderem ser apresentados na forma eletrônica.
Parágrafo único. O processo administrativo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, carimbos e aposição de etiquetas.
Art. 15. Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo Sistema, o qual deverá fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifique.
§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.
§ 2º Na hipótese prevista no § 1º, se o sistema se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.
Art. 16. Para os processos administrativos eletrônicos regidos por esta Instrução Normativa, deverá sempre ser observado o prazo regulamentar específico para a manifestação dos interessados e para a decisão do agente público.
Seção III - Do Peticionamento Eletrônico
Art. 17. Entende-se como peticionamento eletrônico o envio, diretamente por usuário previamente cadastrado, de documentos eletrônicos, visando a formar novo processo ou a compor processos já existentes.
Art. 18. Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente são considerados originais para todos os efeitos legais.
Art. 19. O interessado deverá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos.
§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.
§ 2º Os documentos eletrônicos juntados aos autos por usuário externo, via peticionamento eletrônico, terão valor de cópia simples.
§ 3º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir
Art. 20. A Administração poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento digitalizado no âmbito dos órgãos ou das entidades ou enviado eletronicamente pelo interessado.
Parágrafo único. A não apresentação dos originais, de acordo com o caput deste artigo, ou a falta de declaração de autoridade que possua fé pública de que os documentos eletrônicos transmitidos representam cópias autênticas e fiéis de seus originais, resultarão na desconsideração dos referidos documentos eletrônicos, fazendo prova unicamente a favor da Administração Pública.
Seção IV - Da Assinatura Eletrônica
Art. 21. A assinatura eletrônica é o registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível podendo ser:
I – assinatura cadastrada: forma de identificação inequívoca do usuário mediante prévio cadastro de acesso a sistemas computacionais com fornecimento de login e senha; ou
II – assinatura digital: forma de identificação inequívoca do usuário, de uso pessoal e intransferível, baseada em certificado digital emitida por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil –, para firmar documento eletrônico ou digital.
§1º Para todos os efeitos legais, no âmbito do TRAMITA, a assinatura cadastrada e a assinatura digital têm a mesma validade.
§2º A Secretaria da Fazenda poderá definir, através de ato próprio, tipos de documentos que deverão ser assinados eletronicamente exclusivamente através de certificado digital.
Art. 22. A produção e o envio de documentos, processos, pareceres, despachos, informações em geral, recursos, bem como a prática de atos processuais administrativos por meio eletrônico, somente serão admitidos mediante a utilização de assinatura eletrônica que possibilite a identificação inequívoca do signatário, na forma dos incisos I e II do artigo 21 ou outro meio idôneo admitido pela Administração em ato normativo.
Art 23. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do TRAMITA terão sua autoria, autenticidade e integridade asseguradas mediante utilização de assinatura eletrônica.
Art. 24. Os documentos assinados eletronicamente serão considerados originais para todos os efeitos legais.
Art. 25. A assinatura eletrônica é de uso exclusivo do usuário, de caráter pessoal e intransferível.
Parágrafo único. O uso indevido da assinatura eletrônica implicará a responsabilização legal do usuário.
Seção V - Das Comunicações Eletrônicas
Art. 26. No processo administrativo eletrônico, todas as citações, intimações e notificações serão feitas por meio eletrônico, devendo ser observado o prazo regulamentar específico para a manifestação do interessado e para a decisão do agente público.
Parágrafo único. Quando for inviável o uso do meio eletrônico para a realização de citação, intimação ou notificação, esses atos processuais poderão ser praticados segundo as regras ordinárias, devendo ser digitalizados e acostados aos autos do processo administrativo eletrônico.
Art.27. As comunicações eletrônicas ao sujeito passivo da relação tributária, no curso dos processos administrativos eletrônicos, serão feitas por meio do TRAMITA, para quaisquer efeitos legais, devendo-se observar as normas e prazos regulamentares próprios estabelecidos na legislação específica.
Seção VI – Do recebimento de documentos e digitalização
Art. 28. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito Secretaria da Fazenda deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.§ 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.
§ 3º A Administração poderá:
I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;
II - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e
III - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que:
a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do Órgão, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação;e
b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º.
§ 4º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da Administração e poderá ser admitido o trâmite do processo de forma híbrida.
Art. 29. Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.
CAPÍTULO IV -
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 30. Os documentos que integram os processos administrativos eletrônicos poderão ser classificados quanto ao grau de sigilo, com possibilidade de limitação de acesso, bem como avaliados de acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotados no Órgão, conforme a legislação arquivística em vigor.
§ 1º Os documentos digitais e processos administrativos eletrônicos
cuja atividade já tenha sido encerrada e que estejam aguardando o cumprimento dos prazos de guarda e destinação final poderão ser transferidos para um arquivo específico, sob controle do Órgão, a fim de garantir a preservação, a segurança e o acesso pelo tempo necessário.
§ 2º A eliminação de documentos digitais deve seguir as diretrizes previstas na legislação.
Art. 31. O Órgão deverá estabelecer políticas, estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo, o acesso e o uso contínuo dos documentos digitais.
Parágrafo único. O estabelecido no caput deverá prever, no mínimo:
I - proteção contra a deterioração e a obsolescência de equipamentos e programas; e
II - mecanismos para garantir a autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos eletrônicos ou digitais.
Art. 32. A implantação do Sistema TRAMITA e a consequente migração dos processos administrativos será realizada de forma gradual, de acordo com o cronograma de implantação definido pela Secretaria da Fazenda, devendo a sua implantação total estar concluída até o dia 31.12.2020,
momento a partir do qual o TRAMITA substituirá o atual Sistema VIPRO.
Parágrafo único. Excepcionalmente, poderá ser admitida autuação ou tramitação em meio físico de processos que tiverem migrado para o TRAMITA, em situações em que este procedimento eletrônico seja inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico, cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo ou ao interesse público.
Art. 33. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, produzindo efeitos a partir 03 de fevereiro de 2020.
Fernanda Mara de Oliveira Macedo Carneiro Pacobahyba
SECRETÁRIA DA FAZENDA
