Município de Vitória: Nota Fiscal de Serviço poderá ser arquivada em meio digital

DECRETO 13.381, DE 13-6-2007
(“A TRIBUNA” DE 14-6-2007)

NOTA FISCAL DE SERVIÇO
Digitalização – Município de Vitória

Município de Vitória: Nota Fiscal de Serviço poderá ser arquivada em meio digital
A forma alternativa de armazenamento e arquivo das Notas Fiscais de Serviços será autorizada mediante regime especial de digitalização, composto das fases de digitalização, autenticação notarial e registro do documento. Após cumpridas todas as exigências do processo de digitalização, as Notas Fiscais de Serviços emitidas em papel poderão ser inutilizadas, devendo os arquivos digitais serem guardados pelo prazo decadencial previsto na legislação.

O PREFEITO MUNICIPAL DE VITÓRIA, CAPITAL DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais, na forma do § 5º do artigo 55 da Lei nº 6.075, de 29 de dezembro de 2003, e considerando a necessidade do contribuinte em armazenamento de forma eletrônica as Notas Fiscais de Serviços, em local seguro, com substancial economia de espaço e tempo de acesso à busca das informações; do Fisco em realizar auditoria eletrônica nas Notas Fiscais de Serviços com acesso simplificado e rápido às informações em período de tempo compatível com o cumprimento das ordens de fiscalização; que a documentação, digitalizada, autenticada e registrada eletronicamente dentro dos padrões estabelecidos pela MP nº 2.200-2, de 27 de julho de 2001, garante segurança dos dados nela contidos; que a autenticação por Oficial de Títulos e Documentos (Tabelião) com poderes específicos para atestar a autenticidade de cópia, seja ela física ou digital, possui fé publica; a ausência de qualquer diferença material entre o documento (Nota Fiscal) em meio físico, haja vista a preponderância do conteúdo material que o documento veicula, e o documento digitalizado; a equivalência probatória das informações gravadas em mídia eletrônica, nos exatos requisitos em Lei estabelecidos; a redução de custos na aquisição ou locação de espaços para armazenar grande volume de Documentos Fiscais; o ganho de tempo na recuperação do conteúdo (informações) desejado, com utilização de software específico; e ainda, a possibilidade de melhor conservação e proteção dos dados a serem auditados, com significativa segurança para o Fisco, DECRETA:
Art. 1º – Fica instituído o Regime Especial de Digitalização como forma alternativa de armazenamento e arquivo das Notas Fiscais de Serviços emitidas.
Art. 2º – A via da Nota Fiscal de Serviços destinada ao Fisco municipal poderá ser armazenada em meio digital, quando asseguradas a exata reprodução do seu conteúdo e o imediato acesso do Fisco aos arquivos eletrônicos gerados, sem prejuízo de sua emissão gráfica, quando solicitada.
Art. 3º – As Notas Fiscais de Serviços serão digitalizadas individualmente por inscrição municipal do contribuinte, seguindo a ordem de data de emissão.
§ 1º – Entende-se por digitalização o procedimento de captura da imagem dos documentos fiscais e, por meio de software especializado, a transposição para meio eletrônico.
§ 2º – Será utilizado o software para digitalização e conversão do texto da Nota Fiscal de Serviços em imagem, que serão gravadas em formato convencional de padrão internacional e poderão ser lidas por software visualizador de imagem.
§ 3º – A digitalização será executada com resolução de 75/600 dpis, com geração em arquivo bit map, padrão TIFF, grupo 4 bitonal.
§ 4º – Para possibilitar a consulta, cada imagem de documentos receberá índices referentes à inscrição municipal e data de emissão da Nota Fiscal de Serviços e outros que se demonstrarem necessários.
§ 5º – Os índices serão armazenados em um banco de dados e serão lidos e acessados por qualquer sistema operacional.
§ 6º – Para consulta aos arquivos de imagem e pesquisa no banco de índices será utilizado o software GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que operará aos arquivos estruturados de acordo com os requisitos padrões da ICP–Brasil e que seguem certificação pré-estabelecida.
Art. 4º – O contribuinte é o responsável pelo procedimento de digitalização e segurança eletrônica dos arquivos, o Tabelião de Notas pela autenticação eletrônica das cópias digitais e o Cartório de Registro de Títulos e Documentos pelo registro das Notas Fiscais de Serviços originais, por meio de traslado do conteúdo das mesmas para livro próprio.
Parágrafo único – O Contribuinte poderá delegar a terceiros os procedimentos de digitalização e segurança eletrônica dos arquivos, sem prejuízo de sua responsabilidade.
Art. 5º – O Regime Especial de Digitalização se constitui nas seguintes fases:
I – digitalização;
II – autenticação notarial;
III – registro do documento.
§ 1º – As imagens serão assinadas digitalmente pelo contribuinte ou por terceiros delegados, para garantir a integridade de cada arquivo de imagem contra qualquer manipulação ou adulteração e armazenadas em um servidor exclusivo para este fim.
§ 2º – Os software utilizados para assinatura digital dos arquivos de imagem das Notas Fiscais de Serviços são:
I – software de assinatura digital homologado pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), que siga os padrões ICP-Brasil;
II – certificado digital, padrão ICP-Brasil, emitido por Autoridade Certificadora (AC) vinculada à Autoridade Certificadora – Raiz (AC- Raiz) da infra-estrutura de chaves públicas Brasileira (ICP-Brasil);
III – dispositivo (token) com software, em conformidade com o padrão determinado pelo ITI, para armazenamento:
a) do certificado digital do usuário;
b) do par de chaves pública e privada;
c) de senha de segurança;
d) das propriedades do certificado digital.
§ 3º – A empresa prestadora do serviço observará a padronização para garantir a interoperabilidade dos elementos que compõem os sistemas de certificação (hardware e software), com observância das Instruções Normativas 1 a 5 expedidas pelo ITI (www.iti.gov.br, na seção legislação/instruções normativas).
Art. 6º – A integridade das informações do documento fiscal gravado em meio eletrônico será garantida por meio de:
I – gravação das informações do documento fiscal em disco óptico não regravável;
II – vinculação do documento fiscal com as informações gravadas em meio eletrônico por meio da chave de codificação digital, calculada com base em todas as informações do documento fiscal gravadas em meio eletrônico.
Parágrafo único – A via eletrônica da Nota Fiscal de Serviços, representada pelo registro com os dados constantes do documento fiscal, gravadas em meio eletrônico óptico não regravável e com chaves de codificação digital vinculadas, se equipara à via impressa do documento fiscal para todos os fins legais.
Art. 7º – Ao Tabelião do Ofício de Notas cabe promover a autenticação eletrônica das imagens geradas, sendo atribuído a tais documentos digitalizados fé pública, para que surtam o valor probatório de sua legal presunção de veracidade.
§ 1º – Após a autenticação pelo Tabelião, o contribuinte ou seu delegado gravará em mídia óptica não regravável, observado o disposto no artigo 6º, as imagens autenticadas já assinadas digitalmente pelo Tabelião, observado o período de apuração do imposto.
§ 2º – Com a obtenção das cópias eletrônicas autenticadas, o Tabelião gerará uma ata notarial vinculada ao conteúdo das mídias digitais dando autenticidade de que, a pedido do requerente:
I – o contribuinte ou seu delegado digitalizou determinada quantidade de bobinas;
II – o contribuinte ou seu delegado assinou as imagens resultantes e que foram gravadas em tipos de mídia ópticas não regravável, na quantidade descrita.
§ 3º – Também constará da ata notarial que o Tabelião conferiu as cópias com as originais, achando-as conforme, dando-lhes fé pública.
§ 4º – O Tabelião aporá sua assinatura digital no arquivo a ser enviado ao contribuinte requerente do Regime especial.
Art. 8º – Ao Registro de Títulos e Documentos caberá o registro das Notas Fiscais de Serviços, transladadas para arquivos eletrônicos gerados com par de chaves fornecidas por autoridade certificadora credenciada pela ICP BRASIL, e em conformidade com a Medida Provisória 2200-2, de 2001.
§ 1º – Após a geração das mídias com as imagens digitalizadas e autenticadas por Tabelião de Notas, o Oficial de Registro de Títulos e Documentos procederá ao registro público das Notas Fiscais de Serviços originais, conforme Lei 6.015, de 31 de dezembro de 1973 (Normas de Registro Público), mantendo a guarda consigo do registro da ata notarial gerada pelo Tabelião de Notas, bem como das imagens autenticadas.
§ 2º – A guarda dos arquivos pelo Registro de Títulos e Documentos, com as imagens digitalizadas e autenticadas, não desobriga o contribuinte, sujeito passivo da obrigação acessória, da entrega dos arquivos ao Fisco quando solicitados.
Art. 9º – Em se tratando de serviço delegado e concluído o procedimento, a prestadora de serviço de digitalização de imagem entregará ao contribuinte:
I – 2 (duas) cópias de cada mídia gravada, com as imagens autenticadas pelo Tabelião de Notas e assinadas digitalmente pela prestadora de serviço;
II – a ata notarial lavrada por Tabelião de Notas e o registro das Notas Fiscais de Serviços, efetuado por Oficial de Registro de títulos e Documentos.
Parágrafo único – Os arquivos autenticados e gravados em mídia poderão ser transferidos para os computadores do requerente do Regime Especial, inclusive com realização de cópias.
Art. 10 – Serão fornecidos ao Fisco, no momento da aprovação do Regime especial, os seguintes software aplicativos:
I – o software de assinatura digital utilizado na digitalização de imagem;
II – o software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
§ 1º – O software de assinatura, que deve estar de acordo com os padrões estabelecidos pelo ITI, para ser interoperável com a Infra-Estrutura de Chaves Públicas, a ICP – Brasil será utilizado para verificar:
I – a assinatura digital das imagens pelos participantes no procedimento:
a) contribuinte ou prestador do serviço de digitalização;
b) Tabelião de Notas que autenticou as imagens digitalizadas;
c) Oficial de Registro de Títulos e Documentos que registrou as Notas Fiscais de Serviços originais;
II – se os certificados digitais de quem assinou estão dentro de seus prazos de validade ou se não foram revogados, mediante consulta da LCR (Lista de Certificados Revogados), atualizada a cada 12 horas pela Autoridade Certificadora-Raiz (AC-Raiz);
III – se os arquivos estão íntegros ou foram corrompidos;
IV – se as Autoridades Certificadoras vinculadas à ICP-Brasil foram as emitentes dos certificados;
V – as propriedades de cada certificado digital, como segue:
a) propriedades gerais:
1. nome do usuário;
2. nome da Autoridade Certificadora;
3. data de validade;
b) detalhes:
1. versão;
2. número de série;
3. algoritmo de assinatura;
4. data de validade;
5. chave pública;
6. restrições básicas;
7. identificador da chave;
8. diretivas dos certificados;
9. algoritmo de identificação;
10. impressão digital;
11. caminho de certificação.
§ 2º – Poder-se-á criptografar as imagens, de modo a torná-las absolutamente sigilosas e só podendo ser decriptografadas por quem a criptografou ou por quem teve sua chave particular elencada com a necessária permissão.
§ 3º – O software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) deverá acessar imagens com assinaturas digitais padrão ICP-Brasil e permitirá:
I – o mesmo nível de consulta e navegabilidade por todos os índices (banco de dados), bem como consultar as propriedades dos certificados digitais atrelados a cada assinatura constante em cada imagem;
II – a opção da reprodução em papel, pela impressão das imagens dos arquivos gerenciados, bem como oferecerá opção pela reprodução digital, permitindo que se copie, na íntegra, todo o conteúdo dos arquivos gerenciados;
III – opcionalmente, sem aumento de proteção que o arquivo já possua, os Agentes do Fisco poderão usar certificados digitais, para assinar as imagens fiscalizadas.
Art. 11 – O contribuinte usuário se obriga a manter a guarda, pelo prazo decadencial, dos CD’s com as digitalizações das Notas Fiscais de Serviços e atas notarias, e disponibilizá-las quando requisitadas pelo Fisco.
Art. 12 – Será registrado termo no Sistema de Documentos Fiscais, relativo à concessão do Regime Especial.
Art. 13 – As Notas Fiscais de Serviços em papel poderão ser inutilizadas se cumpridas as exigências deste Regime Especial.
Art. 14 – O Regime Especial poderá ser cassado, caso o contribuinte não cumpra qualquer determinação disposta neste Decreto.
Art. 15 – O Regime Especial de que trata este Decreto poderá a qualquer tempo e a critério do Secretário de Fazenda ser alterado e não dispensa o cumprimento das demais obrigações, principal e acessórias, previstas em regulamento.
Art. 16 – Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. (João Carlos Coser – Prefeito Municipal; Maurício Cézar Duque – Secretário Municipal de Fazenda)