transição que o governo preparou para as empresas no Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) chega a uma das etapas de maior complexidade: o Sped Pis-Cofins. Somente as empresas sujeitas ao acompanhamento econômico-tributário diferenciado já deve entregar o documento. A grande maioria das empresas tem o prazo de 1º de julho de 2011, no caso das companhias tributadas pelo lucro real e 1o de janeiro de 2012, para as tributadas pelo lucro presumido ou arbitrado.
Os cuidados que devem ser tomados em relação às outras fases do Sped, no entanto, devem ser redobrados. Embora as empresas já tenham um histórico de adaptações ao sistema de escrituração digital, o Sped PIS-Cofins é de uma complexidade muito maior, por suas características que exigem o detalhamento das transações por item, não mais por nota fiscal.
Um dos setores que sofrerá bastante impacto é o de varejo, que frequentemente lida com centenas ou milhares de itens em uma única nota fiscal. O desafio de configuração e implementação completa dos sistemas é grande, mas um muito maior, segundo especialistas, é a qualidade dos dados.
De acordo com o sócio diretor da Essence, Gabriel Rodrigues, esse conjunto de fatores já deveria estar sendo estudado pelas corporações para se adequar ao sistema. “Quem começou agora, já está atrasado”, afirma o executivo. Segundo ele, um projeto pode demorar até seis meses para ser concluído e podem custar 145 mil reais. A multa por mês de atraso na entrega dos documentos é de 5 mil reais.
Segundo o gerente de produto da IOB Soluções, Edson Lima, o sucesso dos projetos Sped já implementados não garantem o mesmo feito no Pis-Cofins. Muitas empresas adaptaram a sua forma de trabalhar, mas não atentaram para a qualidade das informações que estavam entregando. “A preocupação concentrou-se muito na parte sistêmica, no layout, mas não observou a qualidade dos dados. No caso do Pis-Cofins, se um produto estiver classificado incorretamente, a companhia pode perder capital, pagar tributos que não deveria”, avalia.
Lima diz que em um país onde as alterações legais ocorrem em um ritmo de quatro por hora, os que não possuem um processo para atualizar cadastros e estar em conformidade com a regulação vão enfrentar muitos problemas. “Qualidade da informação, sem dúvida, é o calcanhar de aquiles do Sped, questão que perdura desde o início da escrituração digital, em 2008.”
O diretor de pesquisa & desenvolvimento da Sonda Software, Eduardo Borba, coloca a qualidade de dados como um dos três pontos de sucesso para um projeto bem implementado. O pré-requisito para um projeto bem-sucedido é manter os dados bem estruturados antes, pois o impacto de cadastros errados pode ser muito grande nas empresas”, avalia.
Borba aponta como fundamental a reavaliação dos próprios processos empresarias, geralmente representados pelo ERP, e da própria infraestrutura. Poucas organizações têm capacidade de processamento de dados requerida para a quantidade de transações que o Sped Pis-Cofins pode gerar.
Nesse contexto, Borba acredita que o Sped Pis e Cofins pode ser o estímulo que faltava para muitas corporações adotarem modelo de software como serviço (SaaS), já que permite uma forma mais rápida de se adaptar às novas necessidades jurídicas. Assim, aquela velha história de deixar alguns serviços de TI nas mãos de terceiros para se dedicar a questões mais estratégicas, finalmente pode ser adotada por algumas organizações.
Borba afirma também que os novos processos fiscais devem representar uma nova era para os departamentos de TI: é a oportunidade para que saiam da mesmice e apareçam com propostas e oportunidades de projetos que melhorem não só os processos internos, mas também a gestão da empresa como um todo.
As pequenas companhias poderiam ser vistas como alvo preferencial do modelo SaaS. Mas as possibilidades que elas oferecem já atraem outras de maior porte. A Synchro formatou a oferta Sped nesse modelo e acabou atraindo o interesse de grandes corporações.
Segundo o presidente da Synchro, Ricardo Furnari, a oferta acabou conquistando uma indústria química multinacional, uma grande rede de livrarias e uma companhia aérea. Todas com negócios distintos, mas dentro da mesma aplicação no modo SaaS. “Mas o que percebemos é que o modelo caminha com força para o mercado de middle market, atendido por ERPs produzidos no Brasil. Adaptar o ERP começa a se transformar em um investimento muito alto para organizações de grande complexidade fiscal.
E isso acontece em um momento no qual os departamentos de TI enfrentam cada vez mais dificuldades em realizar altos investimentos, que seriam necessários para muitas empresas que precisam adicionar capacidade própria de processamento para melhoria e implementação de novos processos fiscais.
Como Borba, Furnari acredita nessa nova onda de tecnologia como impulsionador do mercado de SaaS. “Quando as soluções atingirem alta escala, os custos tendem a ficar reduzidos, o que deixa a oferta ainda mais atraente para as pequenas empresas.”
Para Furnari, o importante é não confundir SaaS com o conceito genérico de cloud computing pública. A ideia de que os dados na nuvem são desprotegidos assustam companhias que precisam abrigar dados fiscais. SaaS pode existir com armazenamento privado e seguro e as organizações detalham as condições em seus contratos, com os devidos níveis de serviço (SLAs).
Borba estima que um projeto realizado em SaaS pode ter seu tempo reduzido entre 40% e 50%. Os mesmos números podem ser aplicados à economia direta em recursos financeiros aplicados. A explicação é o alto número de atualizações e de manutenções exigido pelas ferramentas. Quando está na casa do cliente, a responsabilidade por elas é do próprio. Mas no modelo SaaS, tudo é feito em tempo real e está embutido no contrato de aluguel de software.
Receita aumenta poder de monitoramento
Prática comum das empresas que se veem envolvidas em novas obrigações governamentais é o aproveitamento da possibilidade de retificação de documentos, quando os prazos apertam. O problema dessa atitude, hoje, é que o Fisco tem aparatos tecnológicos sem precedentes. As entregas de documentos são cruzadas, então eles conseguem saber onde a empresa mexeu e identificar a existência de problemas de processos na corporação.
A maior dificuldade para entrar corretamente no modelo, segundo Edson Lima, da IOB, está nas empresas que possuem múltiplas unidades. Todas as unidades precisarão conversar com a matriz, que gera um arquivo único e envia ao Fisco. O desafio tecnológico é integrar os diversos sistemas, eliminar ilhas de dados e, mais importante, ter toda informação à disposição para futura análise do Fisco e para a própria companhia.
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