O contador está acostumado a consultar Notas Fiscais e outros documentos fiscais manualmente, principalmente quando gerencia uma pequena empresa. O processo já é conhecido, utiliza-se a chave de acesso (44 dígitos) presente no DANFe, que acompanha a mercadoria, no site da Sefaz.
Além do tempo despendido para realizar tal atividade, muitas empresas ainda perdem o DANFe (impresso em papel comum) e ficam limitadas na consulta de NFe. Ou seja, utilizando o método manual fica impossível registrar um histórico de entrada e saída de mercadorias e isso é refletido na entrega de escriturações e fechamento do mês.
Com o Arquivei, todas as NFes são consultadas de forma automática (sem necessidade da chave de acesso) diretamente da Secretaria da Fazenda, junto ao certificado digital. Faça o login, insira seu certificado A1 ou A3 e inicie a consulta automática.
Ao abrir o Arquivei pela 1ª vez, será possível escolher o tipo de documento fiscal e a consulta. Veja abaixo:
Basta clicar em “Consulta Completa” e consultar todas as NFes emitidas contra o CNPJ da empresa. As NFes emitidas também podem ser visualizadas a partir do upload na plataforma.
No painel de NFes, estão discriminadas as Notas Fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa, separadas por filtros, como: emissão, número, criada em, chave de acesso, valor, etiquetas (que são exclusividade do Arquivei), empresa e etc.
Ao passar o mouse sobre a Nota desejada, é possível visualizar o DANFe, ver a CTe relacionada, atualizar o Status da Nota, Manifestar (veja mais informações abaixo) e baixar.
No aplicativo “Conferência de SPED”, também presente na plataforma do Arquivei, é possível criar um filtro, que destaca as NFes de um certo período (data inicial, data final). Veja a imagem abaixo:
A empresa escolhe a seguir se deseja inserir um arquivo CSV, TXT, chave de acesso ou SPED que contenha suas Notas Fiscais, conforme é ilustrado abaixo:
No caso consulta de NFe através do site da Sefaz são informados todos os dados que constam na NFe. Porém, incluir todos os dados em uma planilha e só depois conseguir conferir o arquivo de entrega do SPED custa tempo e dinheiro.
Além desses fatores, o armazenamento do arquivo XML da NFe é obrigatório. Quem armazena NFes em computadores e pastas, corre o risco de perda ou corrupção e a empresa pode ser multada em até R$ 1 mil por arquivo não apresentado em uma fiscalização.
Consultar todas as NFes emitidas contra o CNPJ e ter o armazenamento digital e seguro dessas NFes e CTes é uma necessidade básica em comum para todos os portes de empresa.
Veja uma demonstração de como a plataforma do Arquivei garante a consulta e armazenamento das NFes emitidas nos últimos 90 dias para uma gestão contábil e financeira impecável. Ou confira agora mesmo, fazendo um teste grátis.
Outro grande risco que todos os empreendedores correm ao abrir o CNPJ é a emissão de Notas indevidas (Notas Frias ou falsas), porém quem lida com essa situação é o contador no dia a dia. A situação é muito comum e pode passar despercebida no caso de grandes volumes de Notas Fiscais.
Em 2014, o estado de São Paulo reportou que as fraudes com Notas Frias somaram R$ 124 milhões, segundo reportagem da Folha de S. Paulo.
Sem uma consulta automática, conectada à Sefaz pelo certificado digital da empresa, não é possível saber quais são essas Notas. Assim, o CNPJ pode ser fiscalizado e autuado por omissão, sem um motivo que tenha ciência.
Teste gratuitamente a plataforma do Arquivei e aproveite para realizar a Manifestação do Destinatário (MDe): Ciência, Confirmar Operação, Desconhecer Operação e Não realizada e evite a autuação do Fisco.
As Notas Fiscais foram modernizadas por um motivo: o Fisco precisa ter controle sobre as movimentações, para saber quais empresas estão em desacordo com a lei. Não há motivos para que o empreendedor não se modernize na consulta e passe a utilizar dos dados das NFes para melhorar seus setores financeiro, contábil e fiscal.
Enquanto a empresa fica parada em relação à tecnologia, a Receita Federal supera suas estimativas de autuações. Em 2017, o Plano Anual da Fiscalização da Receita Federal alcançou montante de R$ 204,99 bilhões de crédito tributário.
