Os empreendedores devem usar todas as ferramentas, estratégias, planos e metodologias a seu dispor em favor do desenvolvimento do negócio, pois quanto mais bem gerida a empresa, maior a probabilidade de sua sobrevivência no mercado e melhores serão os resultados. A metodologia 5w2h é uma tática essencialmente importante para atingir esses objetivos e fazer com que a empresa cresça saudavelmente.
Com a rotina agitada das empresas, muitos profissionais não encontram tempo para realizar suas tarefas e ainda precisam elaborar novos planos constantemente, porém, a metodologia explicada neste post é uma alternativa ágil que ajuda na organização dos afazeres e melhora a produtividade. Se interessou? Continue lendo para entender qual o seu conceito e como abordá-la na gestão financeira!
O que é a metodologia 5w2h?
Trata-se de uma ferramenta que auxilia na estruturação de um plano de ação com o objetivo de atingir determinada meta. A metodologia 5w2h permite que novos projetos e iniciativas sejam bem definidas, e claras para que se aumentem as chances de alcançar os resultados desejados no tempo proposto.
Na prática, ela funciona como uma checklist onde são descritas perguntas pertinentes em relação às metas, objetivos, processos ou outro elemento de um plano de ação. Ao respondê-las, todos os envolvidos saberão perfeitamente as características relevantes do objeto de estudo. O nome 5w2h vem do fato de que a checklist é formada de 5 termos que começam com “W” e 2 com “H”. Entenda melhor a seguir.
What? (O quê?)
Consiste no escopo do projeto e as tarefas específicas de cada integrante da equipe. Deve-se criar um breve resumo do que se trata o projeto, com a finalidade de fazer com que os colaboradores entendam seu contexto, bem como uma linha que define o papel de cada colaborador. Imagine um objetivo seria construir uma nova sala para realizar operações, alguns exemplos de tarefas dos integrantes são:
- tirar medidas e fazer o desenho da planta da sala;
- definir os novos móveis e cotá-los;
- fazer o desenho da planta elétrica, indicando locais das lâmpadas etc.
Why? (Por quê?)
Aqui é preciso conferir o significado do projeto, sendo a razão pela qual os colaboradores executam as tarefas. No mesmo exemplo explicado, seria o porquê da sala ser construída, como a necessidade de ter uma sala com equipamento multimídia para apresentação, ter uma sala de reuniões etc.
Where? (Onde?)
A resposta consiste em saber onde serão aplicados os efeitos do objetivo. A construção da sala é um exemplo óbvio, já que a finalidade é reunir pessoas no local para apresentações ou reuniões. Porém, imagine que seja criado um canal para comunicação no sistema de gestão da empresa, o local seria o ambiente virtual onde ela seria implementada, como a plataforma de gestão adquirida.
When (Quando?)
Aqui é alocado o cronograma dos prazos relativos ao projeto. Devem ser incluídas as datas de início e término para o projeto, quando serão entregues cada tarefa, marcos para atividades intermediárias, reuniões etc.
Who (Quem?)
Nesse tópico são alocados os responsáveis pelo andamento das tarefas. Há determinados casos em que será necessário que vários colaboradores trabalhem em uma mesma atividade, isso deve ser destacado com clareza e definir as operações de cada um, de forma que eles se auxiliem, evitando que duas pessoas façam a mesma coisa.
How (Como?)
Esse é um dos tópicos mais complexos, pois consiste na descrição exata de como a atividade deve ser realizada. Definem-se aqui as ferramentas, metodologias, anotações e como devem ser as ações na prática. Veja o exemplo da estruturação da sala para reuniões:
- medir a sala usando um trema;
- colocar as medidas no software gráfico;
- alocar os móveis de forma que a iluminação natural seja aproveitada;
- entre outros.
How much (Quanto custa?)
Por fim, consiste no orçamento do projeto. É importante determinado o valor estimado, com mínimos e máximos, bem como a verba que cada integrante terá direito individualmente. Além disso, impunha datas para que os responsáveis prestem contas, assim será averiguado se o orçamento está sendo seguido.
Como usa essa metodologia na gestão financeira?
A matriz 5w2h é bastante ampla e pode ser utilizada no controle de processos, gerenciamento de qualidade e na gestão financeira. Nesse último aspecto, a metodologia pode ser aplicada em diversos aspectos no desenvolvimento do plano de ação, como na determinação dos objetivos, nas atividades a serem desempenhadas, data de início e fim de cada ação, os responsáveis etc. Entenda como utilizá-la em certas atividades da gestão financeira.
Fazer previsão de custos
Essa previsão é importante para antecipar e planejar custos futuros, sendo necessário planejar cada um dos passos e tarefas necessárias para concluir projetos. Isso é obtido ao determinar quanto custará as atividades desempenhadas no momento e no futuro de todo o negócio com a metodologia 5w2h, já que ela determina os gastos necessários de cada tarefa e quanto tempo levará para serem concluídas.
Elaborar o planejamento financeiro
No planejamento financeiro o empreendedor conseguirá definir exatamente o quanto cada setor ou departamento do negócio gastará, de forma geral, bem como quanto a empresa precisa vender para suprir os gastos e ter lucratividade. Ao fazer a checklist 5w2h para cada objetivo, a empresa terá um norte em relação aos objetivos e metas a serem atingidos, incluindo tempo limite, forma de agir, recursos necessários etc.
Levantar orçamentos na hora de realizar as compras
Um dos maiores erros financeiros que um gestor pode tomar é não determinar os gastos limites para cada investimento e tarefa, negligenciar o limite pode fazer com que todos stores gastem além do planejado e causem o desequilíbrio financeiro do negócio. Nesse aspecto a metodologia 5w2h é relevante para a empresa ao determinar os custos específicos das tarefas.
Diminuir custos
A redução de custos é um importante fator para aumentar a taxa de lucratividade e garantir maior equilíbrio das contas. A matriz explicada auxilia nesse objetivo de diferentes formas. Uma dessas formas é o mapeamento de custos, nesse procedimento os gestores registram todas as movimentações de entradas e saídas financeiras da empresa de forma precisa com a finalidade de determinar as receitas, custos e despesas. A metodologia 5w2h traça de forma precisa as entradas e saídas de cada tarefa e meta, permitindo a elaboração de um plano de contas mais preciso e assertivo.
O segundo aspecto em que a matriz é útil consiste na renegociação com fornecedores, quando o empreendedor não planeja o ato, nem sempre o resultado será satisfatório ou o mais vantajoso para a empresa. Por isso é importante traçar um plano de ação para negociar, trazendo argumentos, valores mínimos e máximos, prazos, determinar os colaboradores que farão parte do processo, entre outras informações providas pela 5w2h.
Quanto mais planejamentos os gestores aplicam nos processos de sua empresa, maiores são as chances do negócio ter sucesso no mercado. Ao aplicar a metodologia 5w2h na gestão financeira, o controle financeiro será aprimorado e o gestor conseguirá desenvolver a empresa com as finanças saudáveis!
Fonte: Fortes Tecnologia Blog
