Todas as empresas, independentemente da área de atuação e do tamanho, sempre precisam gerir uma enorme quantidade de contratos. E isso vai desde contratos de aluguel, internet, acordos firmados com clientes e fornecedores até os próprios contratos com funcionários e terceirizados. Atualmente, com as inovações tecnológicas, o contrato digital vem para facilitar todo esse trabalho.
Até pouco tempo, a única saída era trabalhar com arquivos físicos e com assinaturas reconhecidas em cartórios, ou seja, muito papel e custos altíssimos. Mas a transformação digital veio para melhorar significativamente a maneira como elaboramos, assinamos e inserimos segurança jurídica aos documentos relevantes.
Você já tinha ouvido falar sobre o contrato digital? Sabe quais são os seus benefícios? É isso que abordaremos neste post, além de apresentar a você um passo a passo de como fazer um contrato digital. Boa leitura!
O que é um contrato digital?
Em poucas palavras, podemos resumir o contrato digital como a formalização de um acordo entre duas ou mais partes. Dessa forma, os envolvidos precisam conhecer os seus termos e concordar com eles. O contrato digital segue o mesmo modelo e princípio do contrato tradicional, no entanto, é feito a partir de um meio digital.
Para que o arquivo ganhe validade jurídica, é necessário que passe por um processo diferenciado: a assinatura digital. Então, ele pode ser utilizado na compra de produtos, em acordos de contratação de serviço, em certificações, e-mails, prontuários médicos, entre outras situações.
Quais as vantagens de usar o contrato digital?
O contrato digital não só faz parte do dia a dia de inúmeras empresas ao redor do mundo como a tendência é que o seu isso permaneça se popularizando. Citamos a seguir algumas das principais vantagens da sua adoção.
Segurança
Tanto a assinatura digital quanto a eletrônica possuem recursos extremamente confiáveis para provar a autenticidade de documentos, não deixando brechas legais para a sua contestação.
Sem contar que os próprios recursos utilizados em tais procedimentos (como a comprovação biométrica e a exigência de senhas) evitam que os arquivos sejam acessados ou modificados por terceiros, ajudando na privacidade de documentos sensíveis.
Mobilidade
Armazenar e fazer o compartilhamento de um contrato digital é bem mais prático do que ter que lidar com várias laudas de papel. Leves para qualquer celular, computador ou tablet, os arquivos podem ser enviados por diferentes meios de maneira bem fácil, como o correio digital ou por meio de servidores baseados na nuvem.
Lembrando que a cloud computing permite o acessos das partes a qualquer documento, seja em DOC, PDF ou XLS, por exemplo. Ou seja, tudo feito via internet.
Custo
Será que a sua empresa já fez as contas para saber o quanto gasta com a compra de tinta para impressoras, manutenção e papel? Isso sem falar no deslocamento para fazer o envio de documentos físicos, com o pagamento de despachantes, por exemplo.
Com o contrato digital, tais custos simplesmente deixam de existir. Além disso, deixa de ser necessário contar com um grande arquivo físico, o que resulta em economia de espaço e de despesas regulares para a correta preservação dos documentos em papel.
Qual é o passo a passo para fazer um contrato digital?
Quer saber como fazer com contrato digital de excelência, com mais agilidade e contendo os elementos de proteção jurídica de cada envolvido? Continue a leitura!
Identifique as partes envolvidas
O contrato de prestação de serviços tem caráter residual e está previsto no Novo Código Civil. Ou seja, apenas vai controlar os objetos jurídicos que não sejam o centro de leis especiais (casos de relações de consumo e dos contratos trabalhistas).
Dessa maneira, a empresa precisa se preocupar com aspectos personalíssimos do contrato digital, dos quais a identificação correta é primordial:
- quem contrata — tomador, locatário ou contratante;
- quem é contratado — prestador de serviço, locador ou contratado.
Defina detalhadamente o objeto do contrato
Você vai prestar serviços de criação de softwares? De monitoramento de redes? Administração de imóveis? Pois bem, os detalhes do projeto de prestação de serviços precisam constar em alto nível de detalhamento, a fim de evitar mal-entendidos.
Especifique todos os valores envolvidos e inclua cláusulas de reajustes
Quando for o caso de prestação onerosa, todos os valores, assim como a periodicidade de pagamento, precisam ser inseridos no contrato. Índices que vão nortear os seus limites e reajustes também não podem ser esquecidos.
Descreva minuciosamente as obrigações e direitos de cada uma das partes
Aqui não estamos falando sobre descrever o objeto do contrato, e sim de explicitar quais são os deveres e direitos que cercam ambas as partes na relação jurídica:
- obrigação do prestador — o dever fundamental do prestador é o de fazer, com excelência, o serviço que assumiu, no tempo, no local e dentro das especificações acordadas, sempre sob fiscalização do tomador;
- obrigações do tomador — o dever do tomador é o de remunerar o serviço levando em consideração o que foi definido no contrato.
Defina, se possível, instrumentos de medição de desempenho
Prever indicadores de desempenho para comprovar o ótimo cumprimento do contrato é fundamental para ambas as partes. Para aqueles que trabalham com TI, por exemplo, o SLA (Service Level Agreement, ou em português, Acordo de Nível de Serviço) é excelente para cumprir essa função.
Ainda que geralmente o SLA seja elaborado como um documento à parte, nada vai impedir de descrever no próprio contrato todos os objetivos de nível de serviço, que incluem velocidade e disponibilidade do processamento das transações. Tudo vai ser mensurado por índices e todos eles precisam ser descritos em contrato.
Estabeleça o tempo de contrato e as cláusulas de cancelamento/alteração
Considerando o que afirma o Novo Código Civil, o prazo de duração do contrato não pode ultrapassar quatro anos.
Vale lembrar, ainda, que é importante não se esquecer da previsão de sansões em caso de descumprimento. As multas ou então a extinção unilateral do contrato podem ser algumas das sanções nesse caso.
Como proceder à sua assinatura digital?
Após ter seguido todos os passos citados, é o momento de transformar o seu contrato em um documento digital para que a assinatura possa ser feita. Afinal, como fazer um contrato digital?
Não há segredo, pois, a partir de uma plataforma de assinatura digital, você vai gerar um documento, acionar aqueles que precisa assinar e inserir marcações (visando deixar claro onde serão feitas as assinaturas). Simples, não é mesmo? É a tecnologia ajudando sua empresa a fechar contratos com maior rapidez. Se ficou interessado, um ótimo exemplo é o Assine Online, voltado exatamente para a assinatura compartilhada de contratos digitais.
Ao contrário do que muitos imaginam, essas assinaturas criadas por plataformas especializadas são permitidas por lei e os seus documentos contam com um nível de segurança bancária (criptografia de alto impacto).
Como você percebeu, o contrato digital é uma tecnologia que vai mudar a forma como os seus negócios são feitos. A rapidez e a praticidade dessa alternativa fará com que os projetos da sua empresa possam ser iniciados mais rapidamente, reduzindo custos e facilitando os processos.
