Em toda relação que envolve uma prestação de serviço, uma das primeiras coisas acordadas é o valor dos honorários, que nada mais é do que o valor cobrado pelos serviços a serem prestados. No caso dos honorários contábeis, essa quantia pode variar bastante, dependendo da demanda.
Todo início de ano é importante reavaliar esses valores. Afinal, é normal que os custos tenham aumentado. Por isso, deve-se analisar o volume de serviço no período já fechado, apurar os custos atuais para a prestação de serviços e por fim, pesquisar o mercado para tomar a decisão.
Volume de serviço
Um primeiro passo é anotar o tempo que cada cliente demanda. Isso pode ser anotado pelo contador responsável.
Também existem softwares que contribuem com relatórios que mostram o tempo médio aplicado em cada cliente.
Caso o escritório não tiver esta ferramenta, deverá ao menos revisar os dados do cliente no mês em que foi definido o primeiro preço (número de empregados, faturamento e regime tributário) para comparar com a configuração atual.
Custos atuais
Para saber o preço da hora trabalhada, é preciso apurar todos os custos envolvidos na prestação de serviços, determinar a margem de lucro desejada e dividir pelo número de horas totais que a empresa disponibiliza (número de trabalhadores multiplicado pelas horas disponíveis).
Conhecendo o preço sugestivo da hora basta multiplicar pelo tempo utilizado em cada cliente para saber os novos honorários a propor.
Pesquisar o mercado
A concorrência é outro pilar que deverá ser analisado. É necessário fazer a pesquisa de mercado e dos valores que o cliente percebe no seu serviço ou na sua empresa.
Neste passo, deve-se tomar muito cuidado, pois oferecer um preço muito abaixo do mercado sem planejamento pode complicar a empresa no futuro.
Muitos procrastinam ou até desistem da tarefa por medo de perder o cliente. Contudo, quando se está seguro das informações apuradas, é mais natural a tomada de decisão.
Como reajustar honorários
Uma política ágil de reajuste de honorários é fundamental. As duas opções mais comuns são:
Ajuste anual em uma única data para todos os clientes, tendo o benefício de ser mais prática, porém pode ser delicado explicar para um cliente que com apenas 2 meses de contrato irá ter seu contrato reajustado.
Reajuste dos honorários contábeis no mês de aniversário do contrato de prestação de serviço, mais indicada, porém demanda mais controle. Contudo existem sistemas que podem ajudar nessa questão.
Honorários atrasados
Tão necessária quanto a política de reajuste é necessária uma política para a cobrança dos honorários atrasados.
Sua empresa precisará estar preparada para a inadimplência, regras claras quanto a prestação do serviço contábil e suas consequências em casos de maiores atrasos.
Por isso, é importante definir o tempo que um cliente poderá ficar inadimplente até ter os serviços cortados, se a empresa irá protestar clientes com débito, se existirá uma política de renegociação desses débitos e até quando um contrato poderá ser cancelado. Vale lembrar que tudo isso deve estar previsto em contrato.
Contrato de prestação de serviços contábeis
Todas as variáveis referentes aos honorários contábeis devem estar contempladas em um contrato de prestação de serviços entre a sua empresa contábil e seu cliente, garantindo transparência.
Além de garantir as obrigações de cada um dos lados um contrato de prestação de serviços bem elaborado demonstra maior seriedade.
