A DEFIS, Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é uma obrigação acessória que precisa ser entregue até o dia 31 de março para todas as micro e pequenas empresas que estão enquadradas no regime do Simples Nacional.
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A obrigação surgiu no ano de 2012, com a vigência da Resolução 94/2011 do Comitê Gestor do Simples Nacional. Ela se manteve com a Resolução CGSN 140, de 22 de maio de 2018, que revogou a de 2011.
A norma impõe que as organizações obrigadas devem entregar o DEFIS pelo Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional, o PGDAS-D, que está disponível no site da Receita Federal.
Preenchimento DEFIS
Há um grande número de informações que o DEFIS deve conter, mas todas dizem respeito à situação econômica da empresa. Entre elas:
- Ganhos de capital, ou seja, financeiros da empresa;
- Número de colaboradores no início e no final do período apurado;
- Saldo em caixa e em banco no início e no final do período;
- Total de gastos do período, incluindo as despesas operacionais (aquelas necessárias à manutenção da empresa), não operacionais(transações distintas da atividade da empresa), custos, salários etc;
- Valor do ISS retido na fonte no ano-calendário, por município;
- Receita de exportação direta e Receita de exportação por meio de exportadora.
- Receita de importação;
- O total de aquisições, transferências e saída de mercadorias por estado;
- Assim como, estoque inicial e final do período abrangido pela declaração;
- Doação para campanhas eleitorais.
Sócios na DEFIS
Além disso, é necessário constar a identificação dos sócios e os seus respectivos rendimentos, incluindo:
- Nome e CPF de cada um deles;
- Dividendos (rendimentos da empresa pagos ao sócio);
- Pró-labore (rendimentos do sócio que também trabalha na empresa);
- Porcentagem pertencente a cada sócio registrado até o último dia do período;
- Imposto de renda retido na fonte dos rendimentos pagos ao sócio.
E outros dados ligados às finanças da empresa e que dizem respeito à atuação da empresa também devem ser declarados, como:
- Autos de infração pagos ou com decisão administrativa;
- Alteração do endereço da empresa, se tiver ocorrido mudanças;
- Informações sobre prestação de serviços de transporte de carga interestadual;
- Prestação de serviços de comunicação.
Multas DEFIS
A DEFIS não prevê multa por atrasos, mas as apurações mensais dos períodos a partir de março de cada ano no sistema PGDAS-D só poderão ser geradas após a entrega da DEFIS referente ao ano anterior.
Por isso, é muito importante que as documentações estejam em dia, pois todas as informações declaradas, serão obtidas através de seus demonstrativos contábeis.
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