Uma das preocupações de todo escritório contábil é lidar com os documentos fiscais eletrônicos de seus clientes. Muitas vezes fica a cargo do cliente realizar o envio das notas fiscais à contabilidade, o que pode incorrer em alguns problemas no futuro.
Outro modo de lidar com a situação é receber todos os documentos fiscais direto da SEFAZ, através de um sistema automatizado, mas por ser uma alternativa paga, é preciso saber o custo-benefício que isso trará para a rotina de trabalho.
Confira a seguir as vantagens e desvantagens do recebimento manual, e se vale a pena aderir a um sistema automatizado na sua contabilidade!
Quais são os riscos em receber as Notas Fiscais de meus clientes?
Geralmente, quando o cliente ou fornecedor é responsável pelo envio de Notas Fiscais, ele o faz por e-mail ou compartilhando os arquivos por Drive ou WeTransfer, mas quais são os reais perigos em continuar neste método tradicional?
Perda de documentos fiscais em emails
A perda e extravio dos arquivos XMLs em emails é um grande problema para o cliente e para a contabilidade, isso por que há uma série de problemas que podem ocorrer neste processo, como:
- o email não ser de fato enviado, ter sido bloqueado ou afins;
- cair na caixa de spam e não ter sido verificado;
- ser extraviado por conta do alto fluxo de emails recebidos pela contabilidade;
- improdutividade e estresse aos contadores que são responsáveis por receber e cobrar os emails de clientes;
- estresse e preocupação do cliente em ter ou não enviado todas as notas fiscais do mês;
- esquecimento por parte do cliente de ter enviado algum documento fiscal;
- envios de última hora que obrigam a refação do fechamento de mês e apuração de impostos.
Alguns destes problemas podem ocorrer também quando o envio é feito por outros meios, como WeTransfer e Google Drive.
Tempo gasto com nomeação e separação de arquivos
Imagine que metade dos clientes de seu escritório contábil enviem suas notas fiscais de forma manual, nomeando os emails e pastas como “notas fiscais” ou outro nome genérico. Nesse caso, se faz necessário separar e renomear os arquivos para que nada fique misturado e acabe trazendo prejuízos fiscais e má reputação.
O tempo gasto neste tipo de atividade improdutiva poderia ter sido melhor utilizado se todos os documentos já estivessem devidamente separados e de fácil acesso.
Multas e autuações para o cliente
Por qualquer um destes pequenos erros, pode haver falta de notas fiscais na hora de fazer o fechamento mensal, e isso acarretará em multas para os seus clientes, que por sua vez, podem não confiar mais no seu escritório contábil — mesmo que o erro não seja seu.
Além disso, muitos clientes afirmam que é de responsabilidade do escritório contábil fazer a guarda dos documentos fiscais, portanto, neste caso, é imprescindível apontar com clareza se sua contabilidade realiza ou não este serviço na hora de fechar contrato.
Quais são as vantagens do recebimento manual?
A grande (e talvez única) vantagem do recebimento manual de documentos fiscais é que ela é gratuita, apesar de ter vários riscos que podem resultar em multas e problemas com o Fisco.
Vale lembrar ainda que a consulta das notas fiscais com chave de acesso e certificado digital pode ser feito diretamente na SEFAZ, mas o tempo gasto com esta atividade seria enorme, pois a consulta nota a nota necessita da digitação de chave de acesso e resolver um captcha.
Ainda, alguns sistemas de recebimento automático fazem diversas outras funções que auxiliam no funcionamento do escritório contábil, como é o caso da ferramenta da ConexãoNF-e, que além de receber NF-e, NFS-e e CT-e dos clientes, direto da SEFAZ e prefeituras, ainda gera relatórios de apuração de impostos e fechamento de mês.
Vale a pena investir em um software de recebimento automático de Notas Fiscais?
A resposta é: sim, pois independente do tamanho do seu escritório contábil, contar com uma ferramenta completa e que se integra facilmente a outros sistemas é indispensável quando se fala em produtividade e crescimento no mercado.
Além disso, alguns sistemas não tem valor elevado, e são adaptáveis conforme as necessidades da contabilidade, além de possuírem programas que podem ajudar a pagar a própria ferramenta, como no caso da ConexãoNF-e, que possui o programa de indicações, e o valor ganho pode ser usado futuramente para custear mensalidades da ferramenta, ou garantir uma renda extra.
Caso deseje contratar um sistema de recebimento automático, é necessário, antes de tudo, verificar se ele atende as necessidades de seu escritório contábil, e se este sistema se integra às outras ferramentas que vocês já utilizam.
Uma solução completa e conhecida no mercado é a do nosso parceiro, ConexãoNF-e, que faz o recebimento e armazenamento de NF-es, NFS-es e CT-es recebidos e emitidos pelo cliente da contabilidade, gera relatórios para apuração de impostos, permite gerenciar diversos CNPJs em uma só conta e em breve fará também validação de SPED. Se tiver interesse, basta clicar aqui para conhecer a ConexãoNF-e.
Sobre a ConexãoNF-e
A contabilidade está cada dia mais automatizada, e para acompanhar a evolução no mercado contábil, a ConexãoNF-e traz soluções em recebimento automático e baixa em lote de NF-e, NFS-e e CT-e dos clientes de escritórios contábeis, para uma gestão rápida e centralizada de Documentos Fiscais de diversos CNPJs em uma só conta. Caso tenha interesse em saber mais sobre a ferramenta, acesse o site da ConexãoNF-e e solicite uma demonstração.
