Processos são comuns no dia a dia de empresas de contabilidade, eles visam padronizar algumas atividades e, algumas vezes, são partes obrigatórias para realização de ações de trabalho. Mas, para que os processos sejam realizados com sucesso, é preciso fazer a gestão deles.
Quando o esse acompanhamento não é feito de perto, é comum observar colaboradores se mostrando confusos, em alguns casos deixando de executar tarefas diárias e entregar resultados, além de ter dificuldade de enxergar a empresa de forma sistêmica.
Há metodologias que podem ser adotadas para auxiliar na resolução desses problemas que também podem acabar impulsionando os escritórios contábeis.
Mapeamento de processos
Empresas de pequeno porte costumam pecar pela falta de preocupação em definir e detalhar seus processos. O ideal é que seja elaborado um roteiro dos processos, mesmo que demande tempo para preparar, incluindo análises que sejam relevantes para compreensão dos motivos de se adotar determinado procedimento.
Após mapear os processos de um negócio de contabilidade, gestores e colaboradores serão capazes de visualizar como cada um ocorre no presente (as is) e pensar em como querem que seja o futuro (to be).
Para realizar o mapeamento dos processos atuais, será preciso observar e documentar como funciona cada área ou departamento. Em seguida, analisar as funções dos colaboradores e documentar atividades que executam.
Os pontos citados demandam tempo, uma vez que a gestão de processos deve ser precisa. Para Isso ocorrer é importante que o analista faça um estudo sobre a empresa, acompanhe diariamente as rotinas que ocorrem nela e entreviste colaboradores.
Uma vez que os processos estão prontos para visualização, será possível analisá-los e encontrar gargalos em cada um e, posteriormente, desenhar soluções para aumentar a produtividade da empresa.
Ferramentas para mapeamento de processos: Bizagi, Lucidchart, Heflo.
Metas trimestrais ou semestrais
O mercado sofre várias mudanças no decorrer do ano e para escritórios de contabilidade que estabelecem metas anuais, essa variação pode dificultar o alcance dos objetivos de cada colaborador.
Por isso, para quem trabalha com metas, há alguns questionamentos que precisam ser feitos, como quais os principais problemas enfrentados anualmente. Para chegar a uma resposta, é preciso observar os números do seu negócio. Entender o desempenho anual das equipes por meio de uma análise de KPIs, que são indicadores-chave de desempenho.
Além disso, reuniões com equipes de estratégias e elaboração da Matriz SWOT, são outras boas opções.
Tecnologia
Os profissionais que atuam na área contábil sabem da importância que a tecnologia tem, seja para execução de processos, seja para o planejamento estratégico mensal ou anual.
Além disto, órgãos do governo vem trazendo diversas obrigações para o âmbito digital, sendo importante utilizar um software contábil para entregar ou transmiti-las. Utilize isso ao seu favor e faça do mundo online seu aliado.
Aproveite também para criar páginas para o seu negócio nas redes sociais. Com elas, você pode criar um engajamento com seu público-alvo e também estabelecer um relacionamento com seus clientes.
Fonte: CEFIS
