Antigamente, as ordens de serviço eram feitas à mão e os colaboradores tinham que anotar tudo em talões impressos. Hoje, a maioria das empresas já aderiu ao modelo digital da OS para reduzir o trabalho repetitivo e ganhar tempo, além de facilitar a padronização dos documentos.
A ordem de serviço é um documento que formaliza o serviço a ser prestado para um cliente e serve como ponto de partida para a organização do trabalho. Com ela, as empresas prestadoras de serviços conseguem se planejar e organizar as demandas para o atendimento, mantendo o fluxo de trabalho sob controle.
Uma OS pode oficializar atividades como instalação de software, limpeza, transporte, manutenção de equipamentos, criação de campanhas publicitárias, consultoria e qualquer outra área de atuação.
Ela pode ser criada a partir do pedido de um cliente ou pela determinação de um contrato, por exemplo, e é obrigatória para iniciar qualquer prestação de serviços. Ou seja, a ordem de serviço é uma ferramenta de comunicação interna indispensável para mobilizar equipes e preparar tudo para a execução do trabalho em uma empresa.
O documento informa qual serviço será prestado, para quem e quando, quais materiais e mão de obra serão necessários, quanto vai custar e outros detalhes que dão início à produção de forma objetiva e ordenada.
O que deve constar
O conteúdo de uma ordem de serviço varia conforme a atividade exercida pela sua empresa e o serviço que será executado. Mas, de modo geral, o documento deve conter as seguintes informações:
- Número da ordem de serviço;
- Descrição do serviço a ser realizado;
- Valor a ser cobrado;
- Local de prestação do serviço;
- Dados do cliente (nome/razão social, CPF/CNPJ, endereço, telefone, etc.);
- Data de emissão;
- Forma de pagamento.
A OS também pode conter o nome do profissional responsável, laudo técnico, motivo do pedido, problema solucionado pelo serviço, discriminação das peças e materiais utilizados, horário de início e fim do serviço, entre outros dados necessários.
Os dados contidos em uma OS dão ao documento um caráter de autorização para o início de um determinado serviço, além de servir como suporte para consulta de informações.
Por isso, é preferível que o próprio colaborador que emitiu a OS assine o documento com a especificação do seu cargo, facilitando o controle interno da demanda.
Já o número de processamento é fundamental para distinguir uma OS da outra, especialmente em empresas que realizam várias emissões no mesmo dia.
Só assim é possível garantir a organização do processo e o pleno atendimento das demandas.
Se preferir, o empreendedor pode personalizar a OS de acordo com os serviços executados pela empresa, inserindo no documento original informações padronizadas sobre o negócio, como seus dados básicos (CNPJ, razão social e endereço).
Vantagens Ordem de Serviço
Utilizar um documento simples como a ordem de serviço traz inúmeras vantagens para as empresas. Afinal, ela é fundamental para comunicar gestores e colaboradores sobre as demandas do negócio e indicar como o serviço deverá ser prestado.
Com um fluxo de OS padronizado, a organização consegue:
- Organizar os pedidos conforme a capacidade produtiva da equipe;
- Garantir a entrega no prazo e dentro das especificações contratadas;
- Controlar a produtividade dos colaboradores;
- Calcular com precisão os materiais e mão de obra necessários à execução do trabalho;
- Equilibrar o estoque com os pedidos para maior eficiência;
- Calcular os custos para garantir uma precificação correta;
- Auxiliar no controle de trocas, reparos e alterações no pedido do cliente;
- Informar aos colaboradores os detalhes do serviço e orientar a execução segura e eficiente;
- Gerenciar as finanças com mais agilidade.
Por isso é tão importante utilizar a ordem de serviço internamente como ferramenta de gestão.
