O Documento Básico de Entrada (DBE) pode ser utilizado para diversos processos de uma empresa, desde a abertura até o encerramento do negócio. É preenchido no sistema da Receita Federal, o Rede Sim, para ações perante o CNPJ.
No momento da constituição de uma empresa, após o preenchimento da viabilidade (análise da prefeitura referente à cidade em que a empresa será aberta), um número de protocolo é liberado.
Depois que ele for aprovado, será utilizado logo no início do preenchimento do DBE. Após a inserção desse protocolo, o representante legal da empresa é identificado através de seu CPF, dentro do Rede Sim. Para isso, o sócio precisa enviar as seguintes informações:
- Endereço;
- Porte da empresa;
- Nome fantasia;
- Capital social;
- Dados do contabilista.
Contudo, é importante lembrar que na grande maioria dos estados algumas informações, como razão social, objeto social e endereço da empresa, já vêm preenchidas.
No caso de São Paulo, é necessário fazer um preenchimento completo para que, posteriormente, seja finalizado e encaminhado para análise da Receita. Esse processo normalmente demora cerca de 24h para se ter um parecer final.
Caso exista algum erro ou pendência, será informado no momento da consulta. Neste caso o DBE pode ser recuperado para a correção. É importante salientar que o documento deve ser assinado pelo representante legal da empresa ou por algum procurador.
Alteração
Ao ser usado em um processo de alteração de dados de uma empresa, como mudança de endereço, seja para o mesmo município ou outra cidade, é necessário uma viabilidade com aprovação da prefeitura.
Posteriormente, o DBE será preenchido com o novo endereço. Depois disso, ele será transmitido vinculado ao processo na junta comercial, liberando o novo Contrato Social ou Requerimento de Empresário com o CNPJ atualizado.
Já a alteração de nome fantasia pode ser feita direto no sistema RedeSim, sem necessidade da viabilidade e nova aprovação na junta comercial. Desta forma, ao consultar o CNPJ, já virá alterado.
Baixar ou restabelecer inscrição
Além disso, o DBE também é utilizado para a baixa de uma inscrição. Ou seja, o procedimento de preenchimento das informações de um CNPJ existente e que deixará de existir, se tornando baixado, tanto na Receita Federal como na junta comercial.
O DBE também poderá ser utilizado para restabelecer uma inscrição estadual. Por exemplo, as empresas de comércio possuem uma inscrição estadual, mas que pode estar inapta por cassação ou por inatividade presumida. Neste caso, ela pode pedir um nova inscrição pelo portal Rede Sim, ativando-a novamente.
Declaração de nulidade
Também é possível declarar a nulidade do cadastro através do DBE para os casos de mais de um número de inscrição em um mesmo CNPJ.
A única exceção, neste caso, se aplica a empresas em que a inscrição estadual é para fundo de investimento constituídos no exterior e entidades domiciliadas no exterior. Ou seja, para empresas que se inscreveram no CNPJ para ações exclusivas de atuação no mercado financeiro ou de capitais.
Nos casos de vício durante o cadastramento, para entidades ou estabelecimento filial, eles não possuem obrigação de preencher a inscrição.
A declaração de nulidade é de responsabilidade da Receita Federal Brasileira (RFB). Ela deve conceder publicidade ao documento por meio de um Auditor-Fiscal da RFB, por meio da ADE (Atos Declaratórios Executivos), publicado no sítio da RFB na internet.
Análise
Após a transmissão do DBE via Rede Sim, ele entrará para análise e o parecer estará à disposição em até 24h, pelo site da Receita em “Acompanhamento de Solicitação de CNPJ”. Portanto, depois de conseguir o protocolo inicial, seja da viabilidade de abertura, alteração, transformação ou encerramento de empresa, ele será liberado para a impressão, uso digital ou constará alguma pendência.
Em caso de pendências, elas precisarão ser corrigidas para que o DBE possa ser recuperado e transmitido novamente para análise. Um exemplo de pendência que pode ser identificada pelo sistema são débitos em aberto com a RFB do estado de abertura da empresa. Porém, neste caso, o débito deve ser quitado, para que o documento seja liberado.
Já nos casos de aprovação, ao consultar o DBE no Rede Sim, outro link para a impressão do documento será liberado. Dessa forma será possível salvá-lo, dando continuidade ao processo. Atualmente, com as juntas comerciais 100% digitais, não é necessário que o DBE de abertura, alteração ou encerramento sejam assinados e reconhecidos firma. Apesar disso, em alguns casos podem e/ou devem ser transmitidos por meio do Certificado Digital e-CNPJ. Isso acontece normalmente nos processos de alteração e encerramento, já para abertura pode ser apenas transmitido.
