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Invoice: o que é, quem emite, como funciona e mais

Conheça mais sobre a Invoice, documento utilizado nas transações comerciais internacionais.

01/04/2022 09:00:01

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Entenda o que é o Invoice e quem deve emitir

Invoice: o que é, quem emite, como funciona e mais Foto: Pixabay

A Invoice é um documento similar a uma nota fiscal ou uma fatura e que deve ser emitida durante a prestação ou contratação de serviços para empresas ou pessoas físicas no exterior, assim como no caso de compra e venda de produtos fora do país.

O termo “invoice” adotado no Brasil é emprestado do inglês e se traduziria literalmente como uma fatura invoice, sendo emitida pela parte que presta um serviço ou vende um produto, para relatar e cobrar o contratante.

Esse documento, também conhecido como commercial invoice, é obrigatório em determinadas situações e deve conter uma série de informações, sendo essencial que empresas que atuam com transações internacionais tenham domínio sobre o que significa invoice, o que é invoice importação, como preencher uma invoice, modelo de invoice, como pagar uma invoice e mais.

O que é a Invoice? 

É muito importante entender o que significa invoice dentro de um empreendimento que lida com negociações no exterior, seja para outras empresas, seja para pessoas físicas.

Isso porque, a invoice é um documento fiscal, sendo além de um comprovante da compra e venda e também da prestação de serviços oferecidos ou contratados, como também uma forma de enviar a cobrança do que foi negociado.

O Invoice ou Commercial Invoice é o equivalente a uma fatura, com dados semelhantes aos da nota fiscal, possuindo uma série de informações usadas para a cobrança de valores de transações entre empresas do Brasil e de outros países.

Geralmente, na invoice consta o valor e as informações de quem participou da transação e uma descrição muito breve, de uma linha, do serviço ou produto adquirido.

Essa fatura invoice regula e comprova as operações comerciais de importação e exportação de produtos e serviços, facilitando a supervisão da Receita Federal das ações da empresa.

A Invoice, portanto, tem tanta importância quanto outros documentos fiscais gerados pelo negócio, como a NFS-e, NFC-e, NF-e, entre outros.

Ainda existe a proforma invoice, que não tem valor fiscal e seria como um orçamento inicial enviado para aprovação, diferente do valor que tem o commercial invoice (mais chamado apenas de invoice).

Quem emite invoice?

A invoice é obrigatória em transações comerciais internacionais com valores superiores a 3 mil dólares americanos e também no caso de quantias equivalentes em outra moeda estrangeira.

O documento é emitido pela parte que vende o produto ou presta o serviço e costuma vir no idioma do país do contratado (a menos que, claro, você esteja negociando com uma filial do Brasil ou representantes daqui).

Como criar uma Invoice?

Com a modernização das diversas plataformas online que auxiliam os gestores a conduzirem seus negócios, é muito fácil encontrar modelo de invoice gratuitamente na internet, facilitando e simplificando o processo de emissão da fatura invoice.

Basta jogar nos buscadores de pesquisa “modelo de invoice” e selecionar aquele que esteja dentro do que precisa. 

Depois, é só adaptar com as ferramentas disponíveis, permitindo que micro e pequenos empreendedores, pessoas que atuam como freelancer e demais prestadores de serviços possam oferecer seus serviços sem fronteiras.

É considerado mais profissional, no entanto, modelos próprios, com a logomarca da empresa e utilizando papel timbrado. Uma própria invoice pode ser criada sem dificuldades pelas empresas, já que é algo simples que costuma ter apenas uma folha.

Além de moldes pré-elaborados, existem também softwares pagos que podem ser contratados para emissão.

Como preencher uma invoice? 

Como não existe um modelo padrão, fica a critério do empresário qual utilizar, mas algumas informações são obrigatórias para além de comprovar o serviço prestado ou produto comprado, possuir a cobrança para que a transação seja paga.

É essencial que os dados das partes estejam corretos, além dos valores acertados, pois este documento serve para que o produto/serviço seja pago e ajuda no gerenciamento das finanças das empresas.

Outra dica é fazer uma versão da invoice no idioma que o contratante entenda, para evitar maiores problemas, mesmo o comum ser a emissão na língua de quem emite.

A invoice deve ser gerada em três vias iguais, assinadas e carimbadas por quem emite.

Como funciona a Invoice? 

A fatura invoice é sempre única, pois possui um “invoice number” que a distingue das demais, assim é possível realizar várias operações para uma mesma empresa em um mesmo valor, sendo cobranças diferentes.

Entendendo o que significa invoice, como preencher invoice e uma vez enviada, feita por quem presta o serviço ou vende o produto em uma relação comercial internacional, saiba como pagar uma invoice:

O pagamento deve ser feito por transferência bancária internacional, ou remessa, podendo ser intermediada por instituições financeiras ou plataformas que prestam esse serviço.

Durante a transação internacional, a empresa fica isenta de impostos municipais e estaduais, como ICMS e ISS, mas deve acertar o Imposto sobre Operações Financeiras (IOF) e também, dependendo do valor e da natureza da operação, pode incidir o Imposto de Renda.

A Invoice ainda pode ser dividida em duas categorias: obrigatória e indicada. Confira as diferenças entre elas.

Emissão obrigatória

Como adiantado, o commercial invoice, diferente do proforma invoice, é a versão final e obrigatória de pagamento do invoice, e deve ser feita em operações internacionais em valores superiores a 3 mil dólares americanos ou quantia equivalente em outra moeda.

Nessa situação, sua realização é obrigatória, devendo ser gerada, regulamentada e registrada.

Emissão indicada

A emissão indicada, por outro lado, é para aqueles casos que não se enquadram no requisito acima, em valores inferiores, sendo dispensada emissão, mas é recomendado como uma garantia do que foi acordado e ajudando nas verificações financeiras da empresa.

O que deve constar na invoice? 

Confira itens que podem auxiliar em como preencher uma invoice e que devem constar na invoice importação:

  • Dados da empresa contratante (razão social, nome e endereço);
  • Dados do contratado (razão social, nome e endereço);
  • Data da cobrança;
  • Resumo do que foi contratado;
  • Valores acordados;
  • Dados bancários de quem presta o serviço/vende o produto;
  • Moeda utilizada no pagamento;
  • Método de pagamento.

Essas são as informações básicas obrigatórias, podendo incluir itens conforme demanda, como conversão do câmbio utilizado naquela fatura.

Invoice x Contabilidade 

A contabilidade sempre deve andar lado a lado do desenvolvimento empresarial, auxiliando na tomada de decisões, e pode ajudar nos procedimentos internos, inclusive em como realizar invoice.

Ao lançar o documento na contabilidade é fundamental que seja considerado o fechamento do câmbio, já que determina o momento que a venda da moeda no banco ou plataforma de de remessa aconteceu.

A variação do dólar ou moeda estrangeira utilizada deve ser considerada até a data de recebimento do valor, mas pensando no faturamento, o cálculo deve ser feito no valor da moeda no dia que a negociação ocorreu.

Conclusão

Entendendo o que é uma invoice (ou commercial invoice), a diferença para a proforma invoice, quando e como emitir, o empresário está apto a realizar este documento que pode ajudá-lo a deixar as finanças em ordem.

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