Pexels Atualmente, o cenário dos negócios tem demandado cada vez mais especializações, ou seja, os próprios empreendedores necessitam de soluções que possam auxiliá-los, dando assim a oportunidade para este se dedicar ao núcleo do negócio - core business em inglês.
Se o negócio, apesar de ser pequeno, necessitar do empresário durante a noite e aos finais de semana e, este não tem um outro profissional para ajudá-lo, é preciso terceirizar a gestão dos processos.
Pensando nisso, o BPO Financeiro vem para auxiliar a gestão dessas demandas, alavancar o negócio e estar ligado às atividades empresariais.
O que é BPO Financeiro?
Business Process Outsourcing (BPO) é a terceirização da gestão de um determinado processo, no caso financeiro. Assim, em linhas gerais, é externalizar a gestão financeira de um empreendimento.
O BPO Financeiro assume a responsabilidade por toda ou parte da gestão financeira, envolvendo as obrigações tributárias e rotinas contábeis de um negócio, ponto importante quando se pensa em estratégias e tomadas de decisões seguras.
Quais são os serviços de um BPO Financeiro?
No mundo dos negócios, cada empresa apresenta diferentes necessidades. Por esse motivo, um dos trabalhos do BPO Financeiro é entender quais serviços podem ser terceirizados. Além dessa função, podemos destacar também:
- Conciliar todas as entradas e saídas do negócio;
- Gerenciar pagamentos de fornecedores;
- Agendar pagamentos para que o empreendedor autorize transações;
- Elaborar o fluxo de caixa;
- Gestão de indicadores;
- Análise de crédito;
- Gestão de documentos
Qual é a diferença entre BPO, assessoria e consultoria?
É importante diferenciar e saber o papel de cada um desses serviços que o BPO Financeiro realiza, visando compreender como cada um impacta o negócio. Veja a seguir as diferenças:
- BPO Financeiro: terceirização do modelo de negócio, influencia na estrutura financeira, física e cultura da empresa;
- Assessoria: é o auxílio técnico, normalmente, acompanhado de um determinado projeto de implementação até a conclusão, agindo dentro da proposta, mas sem grandes responsabilidades na tomada de decisão;
- Consultoria: é o aconselhamento na solução de problemas ou tomada de decisões. Dessa forma, o consultor orienta o empresário.
Quais são os métodos de trabalho de um BPO financeiro?
Como citado anteriormente, existe um método de trabalho do BPO Financeiro que é separado em etapas e entregas. Conheça quais são esses estágios e o que cada um deles entrega, gerando, assim, valor ao negócio do empreendedor.
Inicialização
Nesta fase inicial, o prestador de serviço entra na vida contábil e financeira da empresa, entendendo os processos, todas as tarefas administrativas, além de visualizar o histórico de transformação do negócio.
Essa etapa deve acontecer somente após o contrato assinado, com risco de problemas quanto a conflito de interesses e segurança da informação.
O objetivo é compreender o contexto e propor mudanças no processo que respondam às expectativas e necessidades do empreendedor que admitiu o serviço.
Nessa etapa inicial, são definidas ferramentas, sistemas, métricas, controles, acompanhamento diário, mensal e anual, bem como relatórios gerenciais.
Manutenção da operação
Essa etapa atende às rotinas e como são executadas pelo parceiro, atendendo as obrigações burocráticas e legais, gerando informação estratégica para a tomada de decisão no negócio.
Em linhas gerais, o que é realizado nessa etapa, são fluxos contínuos de trabalho. Veja alguns:
- Controle de contas a pagar e receber;
- Agendamento de pagamentos;
- Emissão de notas fiscais e cobranças;
- Identificação, validação e armazenamento digital de documentos;
- Conciliação bancária;
- Elaboração do fluxo de caixa e demais demonstrações financeiras;
- Análise das informações gerenciais e indicadores.
Caso o prestador de serviço seja responsável também pela parte contábil, novas atividades são agregadas ao BPO Financeiro como:
- Certificação digital;
- Emissão de NFs/mês;
- Fechamento contábil;
- Relatório de Impostos pagos;
- Análise de otimização tributária;
- Departamento pessoal;
- Relatórios gerenciais de contabilidade;
- Manutenção da operação.
Manutenção da operação
Nessa fase, o BPO Financeiro gera números atualizados em tempo real para que o empreendedor tenha confiança e segurança na tomada de decisão do negócio.
Nesse momento, é muito importante que o outsourcing, ou terceirização, tenha agilidade para que não haja risco ao processo.
Vantagens de ter um BPO financeiro
Uma das vantagens que o empreendedor tem ao terceirizar a gestão financeira é poder focar no que realmente importa para o seu negócio.
Dessa forma, o empresário deixa as burocracias financeiras com alguém que tem métricas e processos bem ordenados, conseguindo ter maior controle de todos os recebimentos, saídas, gestão inteligente e vencimentos.
Outro ponto interessante é que a opção traz menor custo trabalhista.
Quais são os cuidados necessários para a operação de um BPO financeiro?
É importante tomar todos os cuidados legais para ter melhor experiência e segurança jurídica em uma relação profissional. Veja alguns:
- Garantir a segurança dos dados da empresa por meio de uma ambiente único e integrado;
- Estipular um processo de comunicação claro e direto;
- Ser transparente nas informações não mesclando temas que não se relacionam;
- Criar processo de validação do fluxo financeiro em mais de um nível, garantindo a segurança dos valores em conta pessoa jurídica.
Como escolher um BPO financeiro?
Veja quais são os passos para escolher um BPO:
Defina suas necessidades
Algumas empresas precisam de um trabalho completo, incluindo a terceirização de toda a gestão financeira e até consultorias.
Já outras, optam por terceirizar apenas uma parte do trabalho.
Procure o parceiro certo
Seja criterioso ao avaliar um candidato para prestar o serviço de BPO Financeiro. Seu negócio irá passar a um terceiro uma parte sensível da empresa: as finanças.
O terceirizado deve atestar competência técnica e apresentar garantias de que seus dados estão seguros.
Avalie o suporte e treinamento
Cheque se a empresa tem profissionais dispostos a tirar dúvidas e oferecer informações sobre o status das operações.
Além disso, verifique também os canais de atendimento, via telefone ou outros meios, como aplicativos de mensagem, email ou até mesmo chat.
Participe do diagnóstico e implantação
É nessa etapa que o BPO terá todos os dados da empresa e é a partir daí que analisam a situação financeira e apresentam uma proposta de trabalho viável para o negócio.
Faça o acompanhamento
Concluindo o contrato de terceirização, agora o empresário terá tempo livre para dar atenção ao que realmente é importante para o seu negócio.
A partir de então, o empreendedor passará a ter acesso a relatórios e demonstrativos claros e de fácil entendimento, ganhando tempo para focar no seu core business.
Conclusão
Com a leitura do texto, pode-se concluir que a terceirização pode ser benéfica para a empresa, principalmente quando se trata de um setor tão burocrático como o financeiro.
Além disso, contratar uma equipe qualificada e especialista pode fazer toda a diferença na empresa, pois serão os responsáveis por manter a saúde financeira do negócio em dia.
Com o BPO Financeiro, a empresa terá maior segurança na gestão orçamentária e processos e métricas bem definidos com a rotina do negócio, podendo tomar decisões mais assertivas, baseando-se em dados estratégicos.
