Foto: Emissão Simples Fazer a gestão de XML de documentos fiscais é uma atividade importante, no entanto, se feita de forma manual pode dar espaço a problemas como extravio de arquivos ou mesmo erros de digitação.
Agora, imagine receber todos os documentos de forma automática, sem depender de fornecedores e clientes, e conferi-los direto no ERP e sistema contábil da sua empresa, sem digitação de informações e nem um clique de botão. Com a tecnologia isso é possível!
Como a integração entre sistemas melhora a gestão de documentos fiscais
Em um processo manual, seria preciso receber o DANFE ou o XML via e-mail, e depois validar o documento na SEFAZ com a chave de acesso ou usando um validador. Ainda haveria a necessidade de lançar os documentos no ERP ou sistema contábil, gerando riscos como:
- Erros de digitação;
- Cancelamento da NFe pelo fornecedor;
- Divergência entre pedido de compra e XML; entre outros.
Existem softwares que fazem a captura automática de NF-e, NFS-e e CT-e na SEFAZ e nas prefeituras, o que melhora o controle sobre o que está sendo emitido contra o CNPJ da empresa.
No entanto, não adianta ter só a captura automática e depois precisar baixar e importar os dados no ERP e sistema contábil, ou ainda pior, precisar digitar a chave de acesso e demais informações no lançamento.
Uma plataforma completa permite integração com sistemas contábeis e ERPs, e garante o controle e gestão total dos documentos de forma completamente automática. Nesse sentido, uma das plataformas mais completas do mercado é a da ConexãoNF-e, e com ela é possível:
- Receber NF-e e CT-e direto da SEFAZ e NFS-e de mais de 5.000 prefeituras;
- Ter a importação automática dos XMLs para o ERP e sistema contábil;
- Contar com validação das informações na hora do lançamento; e mais.
Com os processos automatizados e os sistemas integrados, a empresa garante segurança, agilidade e melhoria do compliance.
Como otimizar a gestão de XMLs com a tecnologia
Primeiro, é preciso utilizar uma plataforma completa, como a da ConexãoNF-e. Com ela você garante o recebimento e controle de todos os documentos fiscais emitidos contra o CNPJ da sua empresa, direto da SEFAZ e prefeituras.
No Portal ConexãoNF-e, por exemplo, é possível consultar todos os dados dos documentos recebidos, baixar XML e PDF (inclusive em lote), fazer o manifesto do destinatário e desacordo do CT-e, e ainda, usar marcadores personalizados para criar fluxos de gestão de documentos e processos.
Todos os XMLs capturados pelo portal são enviados de forma automática ao ERP e sistema contábil da sua empresa, via API ou integrador, eliminando a necessidade de digitação da chave de acesso, e podendo contar com funcionalidades como:
- Aviso de que o documento foi cancelado antes de iniciar o lançamento;
- Vinculação do XML ao pedido de compras;
- Validação dos dados entre o XML e o ERP, como NCM e CFOP;
- Histórico de importação e lançamento, e muito mais.
Conclusão
A automatização da gestão de XML com importação no ERP e sistema contábil garante até 85% de economia de tempo em processos, além de garantir mais segurança e melhoria do compliance, ao centralizar todas as informações sem riscos de extravios ou erros de digitação.
Para conseguir todos os benefícios da automatização, é preciso utilizar um software completo e especialista no assunto, como o da ConexãoNF-e.
