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DESPESAS

Empresários buscam entender política de Rateio de Despesas

As empresas estão com dificuldades com a ferramenta que extrai importantes informações contábeis para a tomada de decisão por parte dos gestores, alerta CEO .

21/02/2023 16:00:06

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Empresários buscam entender política de Rateio de Despesas

Empresários buscam entender política de Rateio de Despesas Foto: Andrea Piacquadio/Pexels

O consultor e CEO do Grupo Bahia Associados, Jorge Bahia cita que via de regra, o rateio de despesas – prevê que uma empresa do grupo centralize as atividades e os respectivos custos envolvidos em benefício das demais. O rateio vai ajudar o gestor a conhecer os custos que envolvem a produção e a lucratividade de cada atividade

Segundo Jorge Bahia, após os encerramentos de demonstrações financeiras do último exercício, ou mesmo na fase de encerramento delas, muitas empresas se deparam com situações que poderiam ser melhor administradas envolvendo empresas do mesmo grupo econômico. Uma dessas situações está relacionada ao rateio de despesas, ou, como identificam as multinacionais o “cost sharing agreements”, cita Jorge Bahia.  

Essa prática deve ser analisada pelas empresas, não somente para fins gerenciais mas também para fins fiscais e tributárias a fim de se evitar situações contingenciais, relacionadas a, por exemplo, contabilizar e tratar como despesas operacionais gastos que não tiveram vinculação direta com as atividades da empresa que os assumiu, ou mesmo receber valor como reembolso de gastos relacionados a rateio de despesas e tratá-los como receita, explica o Gestor do Grupo Bahia Associados.

No dia a dia são diversas situações para as quais se aplica o conceito de rateio de despesas. Uma delas, é sem dúvida, atualmente, a que tem um destaque significativo nas companhias, está relacionada aos gastos com implantação de sistemas de gestão (sistemas ERP) a nível global, ou, regional, quando os gastos para a mesma são centrados no local (país) onde está localizada a Diretoria responsável pela área de T.I (Tecnologia de Informação) na empresa.

Jorge explica que nesse caso pode ocorrer que várias unidades da empresa, em vários países, para essa implantação, utilizem um prestador de serviços local, com vinculação à empresa prestadora contratada em termos globais pela área de T.I. da empresa, de forma que a unidade local pague pelos gastos, também locais para essa implantação, mas realize o repasse dos mesmos para a unidade centralizadora e controladora dos investimentos para o projeto que é a Diretoria de T.I. localizada em determinado país.

Segundo Jorge Bahia, outro exemplo são os treinamentos locais de determinado departamento  da empresa, sendo ele ministrado por colaboradores de unidades da companhia localizados no exterior, considerando que esses gastos são centralizados na diretoria da empresa “dona” daquele produto ou serviço, em termos globais ou regionais, e que controla e mantém os gastos do desenvolvimento de mercados para os mesmos. Podemos ter gastos centralizados relacionados ao desenvolvimento de produtos, pesquisa e desenvolvimento, capacitação de gestores, enfim, são várias as situações.

Já em termos locais, é possível encontrarmos situações,  nas quais a empresa tem outras unidades operacionais (indústria, comércio, ou serviços) espalhadas pelo país e por estratégia administrativa e gerencial, trabalha com uma única área financeira, ou com uma única área contábil, ou com uma única área de RH, como se “prestando serviços” para essas outras unidades operacionais, utilizando-se aí a política de rateio de despesas, exemplifica Jorge.

A questão tem um traço muito forte de estratégia  operacional, de gestão de negócios, estratégia de resultado, mas um ponto que não pode ser desprezado está relacionado aos aspectos de apuração de resultado da operação, em termos fiscais e tributários. Imaginemos, nesse exemplo, que determinada unidade da empresa mantenha sob seus custos a área contábil, ou, financeira, ou, de RH, que suporta a atividade de outras unidades.

Sem a política de rateio, essa unidade que tem na sua estrutura o pessoal atuante nessas áreas levará para o seu resultado esses gastos, já as unidades que utilizam dessa estrutura, podem não ter nenhum gasto alocado em seus resultados referentes aos serviços que utiliza e que são essenciais para a sua operação, explica ele.

“Em outras palavras uma unidade estará assumindo séria contingência fiscal tributária por tratar como despesa operacional, dedutível em seu resultado, parte de gastos cuja alocação do pessoal e resultado da atividade dos mesmos beneficiou outras empresas do grupo, já as outras empresas do grupo, por ausência de apontamento correto de gastos terá a apuração de resultado sem o impacto dessas despesas”, ressalta.

Jorge cita ainda que o Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (CARF), segunda instância administrativa no que se refere a assuntos de natureza fiscal e tributária em nível federal, tem várias manifestações a respeito desse assunto que devem ser observadas pelas empresas.

Essas manifestações levam a interpretação do assunto, quanto a necessidade de se comprovar a legalidade do mesmo base em acordo contratual ocorrido entre as partes, ou seja, apresenta-se como fundamental na análise do tema o contrato de rateio de despesas, devendo esse contrato indicar de forma clara e  objetiva a sua natureza e/ou seu objetivo, as partes envolvidas, quais despesas serão rateadas e a quais áreas e atividades estão  a elas alocadas, qual será o parâmetro de rateio utilizado no repasse de gastos, exemplo, apontamento de horas trabalhadas (timesheet), ou, apontamento de horas máquina utilizada, ou outros parâmetro que tenha sentido e lógica de aplicação, observando que o mesmo (esse parâmetro)  não pode ter alteração durante o exercício.

O contrato também deverá indicar a periodicidade de repasse dessas despesas, observando-se que é importante que as despesas e reembolsos ocorram dentro do exercício fiscal para o pleno aproveitamento das despesas dentro do período correto.

O consultor ressalta que o ponto de atenção na elaboração desse contrato e na realização das atividades, isso vinculado com o objeto fim das empresas envolvidas, ou seja a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) , é o fato de por exemplo, a empresa que vai receber o repasse ter como CNAE atividade vinculada a prestação de serviços de tecnologia da informação, ou seja, em termos cadastrais societários, a sua receita operacional ter origem em atividades dessa natureza - prestação de serviços de tecnologia da informação – sendo  isso  um impeditivo para ela  receber repasse  de suporte relacionado a essas atividades, mesmo suportado em contrato de rateio, através e nota de débito.

Nesse caso o correto é a emissão de Nota Fiscal de Prestação de Serviços. Esse é um ponto vital na análise de políticas de rateios e elaboração de contratos  que a suportem, o objeto fim das empresas envolvidas, as suas  CNAEs, não devem ter vinculação com as atividades constantes no contrato de repasse, sob o risco de serem descaracterizadas como repasse e serem tratadas como prestação de serviços agregadas a referida tributação.

Dessa forma, o uso dessa modalidade de repasse de despesas, ocorre entre, por exemplo, empresas industriais, ou, comerciais, ou, de serviços que dividem gastos de uma única área financeira, ou, de uma única área de controladoria, ou, de uma única área de RH, ou, de uma única área jurídica, considerando que essas atividades não são o objetivo fim societária e comercialmente falando das mesmas, são áreas única e exclusivamente de suporte para as suas atividades principais - atividades fim, aponta o consultor.

Jorge cita que em termos contábeis as empresas que suportam esses gastos e que posteriormente os repassam, suporte no contrato de rateio, contabilizam esse desembolso em conta transitória na contrapartida da utilização de sua disponibilidade.

Esse gasto, considerando o efeito seguinte de reembolso, não é dedutível, sendo importante que essa conta transitória seja zerada no exercício do efetivo desembolso, considerando também que o reembolso do mesmo, baseado na documentação comentada, não configura receita.

Para as empresas que possam utilizar essa política de rateio de despesas, é importante validar conceitos e premissas básicas relacionadas a situação como: (1) validar o conceito de grupo econômico e/ou sociedades coligadas; (2) validar os valores e atividades que possam seguramente fazer parte deste rateio bem como os envolvidos; (3) ter uma minuta do contrato para análise, assim como da planilha que o suportará as definições de parâmetros e valores do acordo, orienta o consutor.

Fonte: Assessoria de Imprensa Jorge Bahia

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